Guide rapide des e-mails: ne pas être «ce type»

Art Carden est professeur adjoint d'économie et de commerce au Rhodes College de Memphis, Tennessee. Lire le profil complet

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Si vous lisez ceci, il y a de fortes chances que vous soyez un travailleur du savoir dont le temps est très précieux et qui a besoin de beaucoup de temps ininterrompu pour faire tout ce pour quoi vous êtes payé. Vous ne lancez pas de widgets. Au lieu de cela, vous essayez de découvrir l'histoire et la signification sociale des widgets dans des contextes culturels, ou vous essayez de concevoir une nouvelle machine révolutionnaire pour produire des widgets, ou vous cherchez des moyens d'améliorer la chaîne d'approvisionnement des widgets, ou vous travaille pour un widget de test bêta de démarrage 2.0. Votre temps est précieux et les interruptions peuvent être extrêmement coûteuses. Sans surprise, l'e-mail est probablement votre perte de temps quotidienne n ° 1. Cet article prendra une approche légèrement différente. Au lieu de proposer des suggestions pour gérer les e-mails entrants, je vais vous proposer quelques astuces pour ne pas être «ce type» qui gaspille constamment le temps de tout le monde avec les e-mails.

Les e-mails ont changé la façon dont les gens communiquent. Cela a rendu beaucoup, beaucoup plus facile l'envoi et la réception d'informations importantes. Cela a également rendu beaucoup, beaucoup plus facile d'envoyer et de recevoir des bêtises qui font perdre du temps. L'ironie cruelle est que, étant donné que des informations importantes nécessitent une réflexion beaucoup plus prudente, la proportion de communication sur le lieu de travail consistant en des absurdités qui font perdre du temps a probablement augmenté. La quantité de réflexion approfondie requise pour les informations importantes et les absurdités qui font perdre du temps pourrait rester inchangée, mais comme le coût de la transmission est maintenant pratiquement nul, le coût relatif des absurdités qui font perdre du temps a diminué. Par conséquent, le non-sens qui fait perdre du temps consomme une plus grande part de la communication sur le lieu de travail (voire totale). Voici donc quelques façons dont vous pouvez être un agent de changement.

Ne transférez pas ce message.

Quelqu'un vient-il de vous envoyer un e-mail suggérant que Bill Gates se promène avec ses lumières éteintes afin de retrouver les personnes qui lui font clignoter leurs lumières, de les assommer avec des «échantillons de parfum», de les voler et de faire don des bénéfices à un organisme de bienfaisance qui aidera à retrouver une adolescente disparue de Philadelphie afin qu'elle puisse témoigner devant le Congrès pour voir que «In God We Trust» reste sur la devise américaine car si ce n'est pas le cas, «Touched By an Angel» sera à jamais LA TÉLÉ? Quelques choses sont vraies à propos de cet e-mail:

  1. C'est probablement un mensonge, et cela peut être facilement vérifié sur www.snopes.com.
  2. Même si ce n'est pas le cas, il est probablement hors de la capacité de quiconque à qui vous envoyez le transfert de faire quoi que ce soit. La pertinence et l'importance d'un e-mail dépendent de plus en plus de la mesure dans laquelle il contient des informations exploitables. Il est possible que je puisse un jour me réveiller dans une baignoire pleine de glace avec les deux reins enlevés si je ne prends pas certaines mesures de précaution. Ceci est extrêmement improbable et le transitaire potentiel ne doit pas confondre ce qui est possible de ce qui est probable. Ce n'est pas parce que quelque chose pourrait arriver que ça arrivera.

N'envoyez pas de demandes en masse aux listes de distribution sans discernement.

Sérieusement. Non. Des listes de distribution internes ont été créées pour aider les gens à communiquer des informations essentielles à leur mission à tout le monde sur la liste. Avez-vous un ami qui cherche un appartement? Besoin de trouver une maison pour un chat errant? Utilisez Craigslist, pas la liste de distribution tout le [email protected] Ces messages véhiculent des informations que certaines personnes trouvent utiles mais que beaucoup d’autres n’ont pas.

Enlevez l'email singe de votre dos.

Il s'agit d'un conseil standard pour les personnes qui souhaitent contrôler leur flux d'informations. C'est également un excellent conseil pour les personnes qui souhaitent contrôler leur sortie d'informations. Plus précisément, c'est un excellent moyen d'augmenter le rapport signal / bruit de votre sortie d'informations. Rester constamment engagé avec les e-mails augmente le nombre d'opportunités dont vous disposez pour produire une communication bruyante et bruyante, tout en étant judicieux à propos de votre e-mail est un bon moyen de vous empêcher d'abuser de l'énergie mentale précieuse d'un ami ou d'un collègue. La métaphore populaire du «singe e-mail» est appropriée pour une autre raison. Les singes sont connus pour jeter des matières fécales. La courtoisie commune exige que vous ne lanciez pas une version numérique de la même chose.

L'établissement des attentes est également important. J'ai rencontré quelques snafus parce que les gens s'attendent à ce que je sois connecté à tout moment. Il est vrai que cela a créé des problèmes, mais communiquer aux gens que je ne suis pas toujours et partout disponible en valait la peine. De plus, pour l’envoyeur d’e-mails qui perd du temps, il est important de se rappeler que lorsque vous perdez le temps de quelqu'un d’autre, vous l’invitez à perdre le vôtre. Si vous recevez beaucoup d'e-mails stupides, cela peut être en partie dû au fait que les gens savent qu'ils peuvent vous contacter à tout moment et obtenir une réponse immédiate.

Demandez si votre e-mail est important.

Demandez-vous à quelqu'un des informations qui pourraient être consultées facilement? Même si ce n’est pas le cas, êtes-vous sûr que ce que vous demandez est la meilleure utilisation du temps du destinataire? Si vous demandez à un subordonné de préparer un mémoire sur les performances de l’industrie de la chaussette l’année dernière, êtes-vous clair sur ce que vous demandez? Pensent-ils que leur temps n'est pas perdu? Si la réponse à l'une de ces questions est "non", relisez et repensez l'e-mail que vous êtes sur le point d'envoyer.

Développez de bonnes habitudes de messagerie en commençant petit.

Nous produisons tous beaucoup de «Ill Communication». C’est un sous-produit de l’ère numérique. Lorsque vous disposez de quelques minutes gratuites, recherchez dans votre dossier «éléments envoyés» le nombre d'e-mails que vous avez envoyés hier. Au moins l'un d'entre eux était probablement inutile, vous pouvez donc probablement économiser du temps et de l'énergie à votre entreprise et à vous-même en essayant de réduire ce nombre de un. Lors de votre examen hebdomadaire (vous effectuez un examen hebdomadaire, n'est-ce pas?), Essayez de calculer le nombre d'e-mails que vous envoyez en moyenne par jour et essayez de réduire cette moyenne. La semaine prochaine, essayez de réduire cette moyenne de un. Je suppose que la plupart des gens pourraient réduire la production de leurs e-mails d'environ dix pour cent et maintenir ou même augmenter leur productivité, toutes choses étant égales par ailleurs.