Se mettre d'accord sur les délais avec vous-même ne fonctionne tout simplement pas: voici ce qui fonctionne

Productivity Auteur et fondateur de Productive Superdad Lire le profil complet

  • Partager
  • Épinglez-le
  • Tweet
  • Partager
  • E-mail

Un conseil que j'ai entendu à plusieurs reprises est de fixer des délais avec vous-même. En d'autres termes, lorsque vous travaillez sur une tâche, vous vous entendez alors sur un délai que vous essayez de respecter. Cela devrait à son tour vous aider à terminer la tâche à temps.

Permettez-moi cependant de vous poser la question suivante: combien de fois avez-vous fixé ce type de délais pour vous rendre compte que vous n’étiez pas en mesure de les respecter? Ou, combien de fois avez-vous reporté ou modifié cette date limite à une date ultérieure depuis que vous vous êtes rendu compte que vous ne pouvez pas accomplir la tâche parce que la date limite était irréaliste? Je ne sais pas pour vous, mais cela m’est arrivé à plusieurs reprises et j’en suis venu à la conclusion que la négociation et la fixation de délais rien qu’avec vous-même sont vouées à l’échec.

Le problème est qu'il est si facile de changer et de reporter les délais plutôt que de faire de son mieux pour faire le travail dans les limites définies. Si tel est le cas, qu'est-ce qui nous pousse à négliger les délais que nous fixons ainsi?

Vous ne ressentez pas la pression

La réponse à cette question est simple: vous gardez les délais pour vous et personne d'autre ne les connaît.

Le problème avec cette approche est qu'il est facile d'apporter des modifications au plan d'origine puisque vous êtes la seule personne à le savoir. Sans aucune rétroaction externe ou pression envers vous-même, effectuer ces changements est très simple. Malheureusement, il ne s'agit que de vous tromper vous-même et cela peut conduire à des tergiversations inutiles, ce qui rend les choses plus difficiles pour vous et l'accomplissement d'une tâche devient de plus en plus difficile.

C'est dommage, car la noble idée d'une échéance est maintenant renversée: plutôt que de fixer les limites de votre travail et de les accomplir en temps opportun, la tâche continue de s'accrocher inutilement à votre liste de tâches.

Vous pensez donc que les autres vous critiquent?

Quand je considère les situations où j'ai fixé moi-même les délais (que je n'ai pas pu respecter à l'époque), je peux penser à au moins trois raisons fondamentales pour le faire:

  • Je ne voulais pas ressentir de pression externe
  • Je n'étais pas sûr d'avoir pu terminer la tâche à temps
  • Je sentais que d’autres pourraient me critiquer si je n’exécutais pas la tâche dans les limites définies

Premièrement, annoncer publiquement une date limite vous expose davantage aux pressions extérieures. En d'autres termes, d'autres personnes s'attendent à ce que vous remplissiez la promesse de faire quelque chose avant la date limite. Si cette pression est trop lourde à gérer, essayez de l'éviter.

Deuxièmement, il se peut que vous n'ayez pas confiance en vos propres capacités à exécuter une tâche dans un délai donné. Cela est particulièrement vrai si vous ne connaissez vraiment pas bien la tâche ou si vous n’avez pas les compétences nécessaires pour la réaliser.

Troisièmement, personne ne veut être critiqué ou crié si le travail n'est pas livré à temps. Garder la date limite pour vous est plus facile, car vous êtes le seul à en être informé.

Étirer votre zone de confort

Afin de vous débarrasser des inefficacités des délais négociés en interne, vous devez simplement faire le contraire: être ouvert à leur sujet et annoncer les délais au monde. Ce n'est qu'ainsi que vous pouvez vous attendre à de meilleurs résultats et que cela vous oblige à faire plus d'efforts pour exécuter les tâches à temps. Même si cela peut sembler effrayant pour certains, vous devriez le faire quand même. C’est le seul moyen de surmonter le report continu et de se tromper avec des délais que vous n’allez pas respecter.

Avant d'annoncer quoi que ce soit au monde, sachez que vous avez moins de temps que vous ne le pensez. Lorsque vous réalisez cela, cela vous aide à fixer des délais plus réalistes, diminuant ainsi les craintes que vous avez à l'égard de la fixation des délais publics. De plus, lorsque vous êtes réaliste quant à vos propres compétences et que vous comprenez en quoi consiste vraiment la tâche, il devient alors plus facile de donner des horaires plus précis.

Délais de la bonne manière

1. Analysez votre situation en profondeur. Avant de fixer les délais, posez-vous ces questions:

  • Quel est le temps dont je dispose?
  • Combien de travail dois-je vraiment faire?
  • Quelles sont mes compétences liées à la tâche et à l'échéance?

Soyez très réaliste avec les réponses, car cela jette les bases de bons délais solides. Si vous avez des doutes sur vos propres compétences, sur la tâche ou sur le temps disponible, il est temps d’être plus prudent sur ce que vous promettez.

2. Moins est plus. Décidez de l'objectif que vous souhaitez atteindre, mais soyez conscient de trop promettre. Comme mentionné précédemment, vous avez moins de temps libre que vous ne le pensez et le temps passe littéralement lorsque vous vous mettez au travail.

Il vaut mieux adopter une approche légèrement plus conservatrice que d'essayer de trop promettre. Dans ce cas, il vaut mieux faire moins de travail que d’expliquer plus tard pourquoi vous n’avez pas pu faire tout ce que vous aviez si hardiment promis de faire.

3. Tenez compte des facteurs externes. Comprenez qu'il existe des facteurs qui réduisent le temps dont vous disposez pour la tâche et pour respecter l'échéance.

Par exemple, si vous avez promis de faire une tâche pour votre patron dans les cinq jours, mais que vous voyagez le lundi et que vous avez des réunions tout le mardi, tout d'un coup, vous n'avez que trois jours pour accomplir la tâche. Tenez compte de ces causes externes lorsque vous décidez de l'échéance publique de votre travail.

4. Soyez honnête avec vous-même (et les autres). Ce point est absolument crucial.

Par exemple, lorsque j'étais à mon travail de jour et qu'on m'assignait une tâche que je n'avais pas les compétences pour faire, j'en avais informé mon patron ou mon chef de projet. De cette façon, je ne me fixais pas d’attentes irréalistes et tout le monde savait quelle était la situation réelle.

5. Annoncez la date limite au monde. Une fois que vous avez terminé tout le travail de fond, il est temps d'annoncer publiquement votre date limite. Cela vous oblige à vraiment essayer de respecter la date limite et le reporter devient de plus en plus difficile.