Outils de gestion du temps utiles et astuces pour gagner plus de temps

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Avez-vous déjà eu le sentiment que le temps s'écoule si vite et que vous ne pouvez pas tout terminer à temps? Ou parfois vous avez une très longue liste de choses à faire et vous ne savez pas par où commencer?

Vous n'êtes pas seul.

Heureusement, il existe de nombreux outils de gestion du temps qui peuvent vous aider. Et nous avons également préparé des conseils pratiques sur la gestion du temps ainsi que des erreurs courantes commises par les gens.

Outils de gestion du temps

Toggl: Gardez une trace de votre temps

Oubliez la feuille de temps traditionnelle. Toggl est le meilleur outil pour vous de garder une trace de votre temps passé sur différentes tâches. Il se compose d'un minuteur et d'un tableau de bord qui vous donne un aperçu du temps que vous avez passé pour différentes tâches au cours de la semaine dernière.

Mode de mise au point Panda: restez concentré sur vos tâches

Panda Focus Mode est une extension qui vous permet de rester concentré sur vos tâches quotidiennes. Vous pouvez simplement entrer vos tâches à terminer le jour même, puis chaque fois que vous ouvrez un nouvel onglet, vous les verrez immédiatement comme un rappel.

Hocus Focus: Cachez automatiquement vos fenêtres inactives

Si vous ouvrez toujours de nombreuses applications et qu'elles vous distraient souvent de votre travail, vous devriez essayer Hocus Focus. C'est un utilitaire de barre de menu Mac qui masque vos fenêtres inactives.

Forest: pour vaincre la dépendance à Internet

Forest est une application intéressante qui vous aide à vaincre la dépendance à Internet. Lorsque vous appuyez sur le bouton pour planter un arbre, vous ne pouvez pas passer à une autre application à moins de l'abandonner. Il vous aide à utiliser à bon escient 30 minutes pour vous concentrer pleinement sur votre travail et le terminer efficacement.

Trello: organisez bien vos tâches

Trello est une application productive qui permet à une équipe de personnes de surveiller ensemble la même tâche. Vous pouvez classer différentes tâches en fonction de leur nature. Tout est juste en un coup d'œil.

TimeTree: un aperçu soigné de votre emploi du temps

TimeTree est une application conviviale qui vous permet d'organiser votre emploi du temps avec vos amis et votre famille. Vous pouvez partager des événements avec eux afin de pouvoir discuter et confirmer vos plans ensemble. Le tri de vos horaires par mises à jour vous permet de consulter instantanément les mises à jour.

Wunderlist: Effacer la liste des tâches avec des rappels

Recherchez-vous une application qui vous permet de créer une liste complète de tâches? Wunderlist pourrait être la réponse. Il vous permet de créer différentes listes de tâches et vous pouvez même ajouter des hashtags sur chaque élément des listes.

Todoist: liste de choses à faire sans distraction

Todoist a une conception simple et sans distraction pour que vous restiez concentré et motivé. En divisant les grandes tâches en sous-tâches plus petites avec plusieurs niveaux, vous pouvez mieux organiser et revoir les tâches. Vous pouvez également ajouter facilement des dates d'échéance en utilisant un langage normal, tel que "lundi à 14 heures".

Noizio: bruits ambiants de fond

Peut-être que parfois le bruit de l'environnement est la raison pour laquelle vous avez du mal à vous concentrer sur votre travail. Voici la solution: créer un fond sonore ambiant pour trouver votre confort. Vous pouvez même mélanger les sons vous-même.

Meilleures astuces de gestion du temps

Outre les outils, il existe également un certain nombre de conseils qui peuvent nous rendre beaucoup plus productifs.

Passez les 90 premières minutes à la tâche la plus importante

Comme notre cerveau est le plus actif le matin, nous devrions consacrer les 90 premières minutes de la journée à la tâche la plus importante afin de pouvoir la terminer efficacement. Arrêtez de faire des choses triviales comme faire défiler la liste des choses à faire ou consulter les e-mails le matin. Vous manqueriez le moment d'or de faire avancer les choses.

Ayez une feuille de temps pour garder une trace de ce que vous avez fait

Une feuille de temps est l'outil le plus simple et peut-être le meilleur pour avoir une image claire de ce que vous avez fait dans chaque plage horaire.

En divisant votre journée en différentes plages horaires et en remplissant ce que vous avez fait, vous pouvez comparer la réalité et les attentes. Avez-vous terminé votre tâche comme prévu? Ou y avez-vous passé trop de temps? Et pourquoi? Vous pouvez également voir à quel point vous avez amélioré votre efficacité de jour en jour.

Créez une liste d'arrêts

Au lieu d'une liste de choses à faire, que la plupart des gens ont, une personne productive de classe mondiale devrait avoir une liste de choses à ne pas faire.

Vous pourriez vous retrouver à passer trop de temps sur des choses qui n'ont pas vraiment d'importance. C’est probablement la clé pour mieux gérer votre temps et devenir plus efficace. Arrêtez de faire défiler les médias sociaux au travail et arrêtez de faire toutes ces choses sans signification. Ce sont peut-être les éléments que vous écririez sur votre liste.

Définir la limite de temps

Le travail se développe si nous allouons plus de temps à une tâche. C’est ce que veut dire la loi de Pakinson. En d'autres termes, comme l'écrit Cyril Northcote Parkinson, [1]

Si vous vous donnez une semaine pour accomplir une tâche d'une journée, alors (psychologiquement parlant) la tâche augmentera en complexité et deviendra plus intimidante pour remplir cette semaine.

Fixez donc une limite de temps. Si vous pouvez terminer une tâche dans l'heure, la prochaine fois, essayez de la terminer avec 50 minutes. En allouant moins de temps à une tâche, vous calculeriez progressivement le temps réel nécessaire pour la terminer sans perdre de temps.

Identifiez vos heures de pointe et programmez les tâches les plus importantes pour ces heures

Chacun a des modes de travail différents. L'important est d'identifier vos propres heures de pointe.

Notre cerveau a une capacité d'attention limitée et varie selon les personnes. Il est donc important d’organiser votre journée en fonction des rythmes naturels de votre corps. Essayez de planifier votre tâche la plus importante pour cette période et travaillez sur des tâches mineures pendant vos heures creuses. Par exemple, prenez rendez-vous avec un client pendant vos heures de pointe et consultez vos e-mails pendant vos heures creuses.

Et voici les choses à ne pas faire:

Faire de la vérification des e-mails la première chose à faire au travail