Délégation de travail: quoi déléguer et quoi ne pas?

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Vous avez peut-être beaucoup entendu parler de l'importance de déléguer le travail. Mais si vous êtes un nouveau leader ou un nouveau manager, ce ne sera pas que du plaisir et des jeux.

Comme tout dans la vie, la délégation n'est pas un jeu d'enfant si elle n'est pas faite correctement.

Vous êtes très susceptible de faire face à de nombreux obstacles inattendus. Et malheureusement, il n'y a aucun moyen de les contourner. Aucune circonstance de la vie ne sera facile pour vous simplement parce que vous êtes inexpérimenté.

Heureusement, vous pouvez surmonter ces obstacles très facilement si vous êtes assez intelligent pour apprendre.

Apprenez de vos erreurs, de votre environnement et de ce post!

Aujourd'hui, vous trouverez une réponse à l'une des questions les plus fréquemment posées par les nouveaux délégués:

Que déléguer et quoi ne pas faire?

Croyez-le ou non, c'est une étape cruciale dans le processus de délégation de travail. Alors, lisez cet article pour clarifier toute votre confusion à cet égard!

Tâches que vous devez toujours déléguer

Lorsque vous vous lancez dans la délégation, il est assez courant d'avoir l'impression de déléguer trop de travail. Les managers inexpérimentés ont généralement l'impression de surcharger leurs employés, de céder leurs propres tâches ou de demander à leurs subordonnés de faire ce qui n'est pas leur travail.

Bien que toutes ces préoccupations soient valables à 100% et doivent toujours être évitées, elles peuvent vous empêcher de déléguer le travail qui doit être réparti au sein de votre équipe.

Cela va à l'encontre de l'objectif de la délégation même si vous savez bien comment déléguer des tâches efficacement.

Voici quelques tâches que vous devriez toujours déléguer. Cependant, raisonnez-vous en fonction de l'environnement de votre lieu de travail pour prendre la décision finale.

1. Tâches répétitives

Chaque bureau a une part équitable de quelques projets récurrents et répétitifs.

Désormais, ces emplois sont les mêmes à chaque fois ou même avec une légère variation, ils nécessitent un processus de travail et des compétences similaires. Par exemple, l'audit, la budgétisation, la planification d'événements, etc.

Ces tâches doivent être effectuées tous les jours, toutes les semaines, tous les quinze jours ou tous les mois. Le problème ici est que même si ces tâches sont rapides et faciles, un gestionnaire perd du temps à les faire.

Vous devriez toujours déléguer des projets comme ceux-ci afin de pouvoir économiser beaucoup de votre temps précieux à long terme.

Simultanément, vous pouvez former vos subordonnés à la perfection pour des tâches comme celles-ci. Avec une pratique régulière, vos subordonnés peuvent commencer à travailler au niveau 5 de la délégation, où les employés peuvent travailler de manière autonome. [1]

Le fait que vous souhaitiez ou non classer les projets annuels dans cette catégorie dépend de la fréquence à laquelle les employés de votre organisation sont promus ou remplacés. Si les mêmes personnes seront là pour faire le travail pendant au moins 3 à 4 ans, il est préférable de les former pour cela.

2. Travail chronophage

L'une des caractéristiques les plus importantes de la délégation est qu'elle permet de gagner du temps. Donc, ce n'est que juste si vous déléguez le travail qui prendra trop de votre temps.

Au lieu de passer une semaine sur un projet, vous devriez passer quelques heures à expliquer le travail à vos subordonnés et les laisser prendre en charge.

De cette façon, non seulement vous effacerez votre propre emploi du temps, mais cela fera également le travail plus rapidement. Étant donné que la délégation consiste à répartir le travail au sein d'une équipe, plus de personnes peuvent travailler ensemble sur un projet simultanément. Cela réduira une grande partie du travail qui y est consacré.

Cela signifie que s'il y a des tâches qui prennent du temps mais qui ont un court délai, vous devez toujours les déléguer. C'est une méthode simple et infaillible pour cocher de gros projets sur votre liste de tâches!

3. Projets qui améliorent les compétences de base

En déléguant du travail, vous ne devez pas oublier qu'en tant que leader ou manager, vous devez également encourager les compétences de vos subordonnés.

Certains projets sont trop compliqués pour des personnes qui n'ont pas les compétences pour faire le travail. Cependant, certains défis sont un moyen sain d'encourager votre équipe à élargir ses compétences.

Si vous n'offrez pas d'opportunités, votre équipe ne grandira jamais. Et c'est un énorme échec en tant que dirigeant de la direction.

4. Tout ce qui dépasse votre description de poste

Chaque personne dans une organisation a une description de poste définie. Ce sont les devoirs que la personne doit remplir.

En tant que leader, vous aurez vous aussi une description de poste, et vous n’avez rien à faire au-delà, à moins que personne d’autre ne soit suffisamment qualifié pour le faire.

Idéalement, tout ce qui ne fait pas partie de votre description de poste devrait être délégué. Cela n’est pas fait avec des intentions égoïstes. Au lieu de cela, il est important de le faire, sinon vous n'aurez pas assez de temps pour accomplir les tâches qui font réellement partie de votre travail.

Les choses qui ne font pas partie de votre description de poste sont généralement des tâches qui peuvent être effectuées facilement par votre équipe. Même s'ils rencontrent des difficultés, vous ne devriez offrir que de l'aide et de l'assistance au lieu d'assumer tout le travail.

5. Tâches intéressantes

Garder les employés intéressés par ce qu'ils font est un travail difficile qu'un gestionnaire doit faire.

Pour garder les niveaux de motivation élevés, vous devriez déléguer un travail plus amusant. Les choses que vos employés aimeront faire, laissez-les faire.

Par exemple, si vous avez remarqué que votre équipe aime les tâches extérieures, attribuez-lui des tâches qui nécessitent des travaux à l'extérieur de votre immeuble de bureaux. D'autres tâches intéressantes incluent la recherche sur le terrain, la planification d'événements, etc.

6. Travail dans lequel vos subordonnés sont plus compétents

Ce n'est pas parce que vous dirigez un groupe de personnes que vous possédez toutes les compétences qu'elles n'ont pas.

Il y a peut-être quelque chose dans lequel vos subordonnés sont bien meilleurs. Par exemple, vous n'êtes peut-être pas très axé sur la technologie, mais un membre de votre équipe pourrait l'être.

Ainsi, les tâches qui nécessitent des compétences dans lesquelles quelqu'un de votre équipe est meilleur devraient toujours être déléguées. Ne le prenez pas personnellement et n'en faites pas une question d'ego.

Tâches que vous ne devriez jamais déléguer

En général, une fois qu'un responsable se sent à l'aise avec la délégation de travail, toutes les préoccupations qui y étaient auparavant disparaissent.

Bien que ce soit une bonne chose, certains dirigeants peuvent commencer à ignorer complètement ces problèmes.

Ils peuvent surdéléguer et attribuer des tâches qui ne figurent pas dans la description de poste des subordonnés. Parfois, les gestionnaires délèguent chaque tâche et ils sont laissés pour compte avec tellement de temps libre. [2]

Pour éviter que cela ne se produise, vous ne devez jamais déléguer les tâches avec la nature suivante. Cependant, la décision finale dépend de la nature de la tâche exacte et de votre lieu de travail.

1. Un travail qui prend du temps à expliquer

Imaginez passer 3 heures à expliquer quelque chose que vous auriez pu faire vous-même en 30 minutes.

Cela va à l'encontre de l'essence même de la délégation, n'est-ce pas?

Donc, si quelque chose nécessite une explication approfondie et a un long manuel d'instructions même si la tâche elle-même n'est pas si élaborée, le mieux est d'éviter de la déléguer. De même, si vous pensez pouvoir faire un travail plus rapidement, faites-le.

2. Emplois confidentiels

Certaines questions ne peuvent tout simplement pas être mises entre les mains des employés.

Les tâches hautement prioritaires et confidentielles ne doivent jamais être déléguées. Ces tâches sont très importantes et votre expertise devrait donc vous être utile. De plus, l'attribution de tels emplois à l'équipe peut entraîner une violation de la vie privée et d'autres problèmes similaires.

Les tâches de prise de décision telles que les évaluations, l'embauche d'employés et d'autres choses similaires entrent également dans la même catégorie.

3. Gestion de crise

Chaque organisation doit planifier le pire des cas. De telles décisions sont d'une grande importance. Vous ne pouvez pas risquer de laisser votre équipe, qui est généralement moins expérimentée que vous, faire ces choix.

Vous devez planifier et développer vous-même l'avenir de votre organisation. Les subordonnés ne sont tout simplement pas en mesure de faire ces tâches en raison du manque de visibilité et de niveau de responsabilité.

4. Tâches ennuyeuses

Comme mentionné précédemment, vous devez garder les employés intéressés et très motivés.

Les tâches ennuyeuses peuvent démotiver les employés. Ils enlèvent l'enthousiasme qui finit par réduire la qualité de la production produite.

Gardez pour vous des tâches ennuyeuses. C'est un sacrifice que vous devrez faire pour garder le moral de votre équipe.

5. Travail très spécifique

Ceci ne s'applique qu'à un travail déjà décomposé en une petite tâche. Il y a peu ou pas de place pour la créativité, et les instructions sont très détaillées et exactes.

Maintenant, les attentes sont de produire un résultat qui correspond exactement à ce qui est demandé. Comme ces tâches sont trop spécifiques, une seule personne devrait le faire.

Si un projet comme celui-ci est délégué, il y a de fortes chances que les résultats varient légèrement en fonction des subordonnés individuels. Par conséquent, la meilleure option est que vous effectuiez vous-même des tâches comme celles-ci.

Le résultat final