Comment je fais les choses avec seulement la moitié du temps dont les autres ont besoin

Vikas est le co-fondateur d'Infobrandz, une agence de design infographique qui propose des solutions créatives de contenu visuel aux moyennes et grandes entreprises. Lire le profil complet

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Les professionnels et les entrepreneurs mènent aujourd'hui une vie extrêmement chargée. Malgré l'abondance de gadgets, d'outils et d'autres technologies pouvant améliorer la productivité, les gens travaillent aujourd'hui plus d'heures [1] que jamais, ce qui entraîne un stress excessif et des performances réduites au fil du temps.

Que vous travailliez pour un client ou que vous poursuiviez vos propres projets, vous devez être plus intelligent dans la façon dont vous gérez les tâches pour prospérer dans ce monde concurrentiel. Pour cela, vous devez adopter des stratégies qui peuvent vous aider à rester productif [2] et à être efficace avec vos ressources disponibles. Plus important encore, souvenez-vous toujours que votre esprit est votre meilleure arme - alors gardez-le rassemblé, concentré et organisé.

Qu'est-ce que l'analyse du chemin critique et comment elle peut vous garder net et concentré

En termes simples, l'analyse du chemin critique (CPA) est une technique qui peut vous aider à assurer l'accomplissement en temps opportun de tâches importantes. Dans ce processus, un grand objectif est divisé en un ensemble d'objectifs plus petits. Ensuite, vous devez déterminer le temps nécessaire pour accomplir chaque tâche et la relation entre elles.

Dans la méthode beaucoup plus simple d'utilisation d'un diagramme de réseau, vous avez spécifiquement besoin de la première heure de début, de la dernière heure de fin et de la séquence appropriée dans laquelle les tâches doivent être effectuées.

En rassemblant ces informations, le CPA vous permet de calculer le temps maximum nécessaire pour terminer l'ensemble du projet. Ceci, avec toutes les tâches requises pour atteindre l’objectif global, constitue ce que l’on appelle le chemin critique. Si un plan plus court est disponible, il vous permettra également d'identifier les tâches qui peuvent être retardées ou «relâchées» tout en respectant le calendrier.

Comment vous pouvez tirer parti de l'utilisation du CPA pour vous acquitter de vos tâches quotidiennes complexes

Les chefs de projet utilisent le CPA en permanence pour gérer et suivre des tâches complexes, mais il peut également être appliqué par tout le monde dans presque tous les domaines. Tout ce que vous avez à faire est de comprendre son modèle, de savoir comment il fonctionne et d'apprendre à mapper votre diagramme CPA. Ce faisant, vous pouvez profiter des avantages suivants:

• En tant que chef de produit ou chef de file, l'utilisation du CPA vous permet de rester concentré tout au long d'un projet. Cela vous aide à savoir exactement ce que chacun doit faire pour rester sur la bonne voie.

• Avec la bonne approche, le CPA est un outil efficace de gestion des risques et des coûts [3].

• Le calendrier déterminé par le CPA peut être la base de la prise de décision future.

• CPA vous aide à repérer les opportunités de raccourcir les tâches tout en obtenant les mêmes résultats finaux. Des ajustements peuvent être apportés en augmentant le budget, en constituant une équipe plus importante ou en mettant en œuvre l'automatisation [4] et d'autres stratégies permettant de gagner du temps.

• Identifier le travail qui peut être effectué simultanément pour éliminer les retards dans le chemin critique.

• Un diagramme CPA entièrement tracé vous donnera une vue d'ensemble complète d'un projet sophistiqué.

Même si le CPA est un outil puissant, vous devez en être conscient

Bien que le CPA puisse être très bénéfique pour toute entreprise, il n'est pas sans quelques défauts:

• Tracer des projets sans suffisamment de données vous obligera à dépendre d'hypothèses.

• Les projets à grande échelle vous obligent à examiner de nombreuses dépendances, chemins et tâches, ce qui fait du CPA un processus chronophage.

• Même avec CPA, vous devez être flexible et développer des plans d'urgence.

L'instruction étape par étape pour appliquer l'analyse du chemin critique

Voici les étapes importantes pour tirer parti du CPA dans votre prochain grand projet:

1. Énumération des tâches critiques

Avant tout, vous devez identifier tout ce que vous devez faire pour atteindre votre objectif. Par exemple, si vous prévoyez de créer une nouvelle boutique en ligne, voici quelques-uns des objectifs que vous devrez peut-être atteindre:

A. Choisissez et recherchez une niche - 1 jour

B. Recherche de mots clés - 2 jours

C. Mener des enquêtes pour la recherche de produits - 10 jours

D. Effectuer une recherche de produits en ligne - 3 jours

E. Construire le site (installer WordPress, configurer la sécurité Web, etc.) - 4 jours

F. Créer du contenu - 10 jours

G. Développer et optimiser les pages produits - 20 jours

2. Déterminer les dépendances

Ensuite, vous devez tracer la séquence de toutes les activités en déterminant leurs dépendances. Commencez par les tâches à effectuer avant toutes les autres tâches qui mènent à la ligne d'arrivée.

Par exemple, vous devez d'abord faire A (choisir une niche) avant de faire B, C ou D. Vous devez également faire E (construire le site) avant de commencer les tâches F et G. Pour l'instant, énumérer les dépendances requises pour chaque tâche car elles sont nécessaires pour l'étape suivante.

3. Créer un diagramme CPA

Les conventions de création d'un diagramme CPA nécessitent trois composants: un nœud, des activités et des durées.

Un nœud est généralement représenté par un cercle. Il comprend la première heure de début (EST), la dernière heure de fin (LFT) et un numéro d'activité:

Dans un réseau CPA, les tâches sont indiquées par des flèches, qui connectent les nœuds pour déterminer la dépendance. Notez que les flèches, et non les nœuds, représentent les tâches que vous avez identifiées précédemment. Ne confondez pas le numéro d'activité avec la tâche spécifique.

Voici une illustration pour vous aider à comprendre ceci:

En regardant l'exemple ci-dessus, la tâche A (choisir un créneau) est entre les nœuds 1 et 2, tandis que la tâche B est entre les nœuds 2 et 3. Pour donner un sens à la séquence, indiquez la description de la tâche sous le flèche.

Enfin, la durée peut être incluse du côté opposé de la description de la tâche. Les positions de la description et de la durée peuvent être interchangées librement.

4. Calcul de l'EST

Pour déterminer l'EST, vous devez d'abord présenter les activités du début à la fin: