9 façons simples de suivre le temps des employés

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Ask The Entrepreneurs est une série régulière où les membres des personnes impliquées dans le Young Entrepreneur Council se voient poser une seule question qui vise à aider les lecteurs de Lifehack à améliorer leur propre vie, que ce soit dans un domaine de gestion, de communication, d'affaires ou de vie en général.

Voici la question posée dans cette édition:

Quel est votre outil préféré pour suivre le temps des employés / entrepreneurs et pourquoi? (S'il s'agit de votre propre outil, veuillez le préciser dans votre réponse.)

Nous utilisons eBillity (www.ebillity.com) en tant qu'application (il peut également être utilisé comme logiciel «autonome»). Nous l'adorons en raison de ses excellentes fonctionnalités et de sa facilité d'utilisation. Il se synchronise de manière transparente avec QuickBooks (www.quickbooks.intuit.com), à la fois QB Premier et QB Enterprise. Vous pouvez restreindre les tarifs / clients que vos fournisseurs invités peuvent voir. Leurs excellents rapports peuvent être exportés vers Excel ou au format PDF, et l'outil de saisie de l'heure hebdomadaire vous montre toute la semaine saisie.

2. FreshBooks

FreshBooks (www.freshbooks.com) facilite le suivi des heures de travail des entrepreneurs. La société a environ 10 ans et il a résolu tous les problèmes pour créer une interface utilisateur simple. Deux caractéristiques en font un incontournable. Tout d'abord, les entrepreneurs peuvent facturer directement à partir de FreshBooks, ce qui me rassure sur le fait qu'il n'y a pas eu d'erreur lors de la saisie manuelle. Deuxièmement, le produit est disponible sur la plupart des plates-formes, ce qui facilite le suivi.

3. iDoneThis

iDoneThis (idonethis.com) aide notre équipe à planifier des projets, à voir exactement qui fait quoi et à enregistrer nos progrès en équipe. De cette façon, nous pouvons tous surveiller ce qui se passe, plutôt que simplement savoir «le patron», ce qui favorise l'efficacité et le travail d'équipe.

Nous avons un horaire totalement flexible et aucune politique de vacances chez Greatist car nous nous faisons totalement confiance pour faire notre travail. Nous travaillons extrêmement dur, mais nous reconnaissons également l'équilibre entre aller à la gym et faire des pauses. Nous savons que dormir suffisamment nous rend meilleurs dans notre travail!

Nous sommes une entreprise de logiciels informatiques, et je ne le recommande qu’à d’autres petites et moyennes entreprises de logiciels. Nous gérons toutes nos tâches logicielles dans JIRA (www.atlassian.com/software/jira/overview), et le plugin «Tempo» permet de rapporter le temps pour toutes nos tâches de développement logiciel. J'ai un pack de 10 utilisateurs, donc tous mes sous-traitants utilisent le système pour leurs listes de tâches et le suivi du temps. Il est hébergé, peu coûteux et personnalisable.

6. Productivité

J'aime mesurer la productivité, pas le temps. Je ne veux pas forcer mes sous-traitants à me donner des captures d'écran, cependant, je m'attends à des mises à jour régulières. S'ils ne travaillent pas au rythme auquel je m'attendais, je le communiquerai d'avance, au lieu de m'énerver.

7. ClientSpot

ClientSpot (www.myclientspot.com) a été un excellent outil pour résoudre ce problème. Il fait tout ce dont nous avons besoin pour un prix très raisonnable. La clé pour nous était de suivre le temps sur les projets et de le faire de manière rentable, et cela l'a fait!

oDesk est un oldie, mais un goody (www.odesk.com). Nous l'utilisons pour toute notre équipe, ou lorsque nous devons embaucher pour des projets spéciaux. Il est connu pour une raison et vaut bien l’investissement.

Mon outil préféré pour suivre le temps des employés / sous-traitants est TimeFox (www.functionfox.com/products.aspx): un logiciel de gestion de projet de haute qualité qui utilise des actions et des délais comme un moyen de visualiser et de suivre les affectations de vos employés et dates d'échéance.

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Dernière mise à jour le 17 décembre 2020

Rendez tout le monde au bureau heureux en installant ceci

Fondateur et PDG de Lifehack Lire le profil complet

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Regardons les choses en face, même si votre environnement de travail est positif et optimiste, vos employés souffriront encore de stress de temps en temps. Ces stress peuvent provenir d'une myriade de sources, notamment: le surmenage, la pression des délais et le manque de pauses appropriées.

Par exemple, votre équipe commerciale peut être proche de la fin de son trimestre et s'engage à fournir les meilleurs résultats possibles. Bien que ce soit un objectif louable, les membres de l'équipe courent le risque de se pousser trop loin et de se laisser vides d'énergie et remplis de tension.

C'est à des moments comme ceux-ci que tous vos employés peuvent être affectés négativement.

Ce n’est pas nouveau que le stress puisse réduire la productivité ou même la qualité du travail

L'un des symptômes du stress est qu'il peut entraîner une baisse de la productivité. Cela signifie que si beaucoup (ou tous) de vos employés commencent à montrer des signes de stress, vous pouvez être sûr que la productivité globale de votre entreprise en souffrira.

Si vous vous rendez compte que vos employés souffrent de stress, il est temps de prendre des mesures pour réduire ou éliminer ce fardeau. Une excellente façon de le faire est de présenter à vos employés les avantages positifs de la méditation. Les recherches montrent que les personnes qui méditent régulièrement sont susceptibles de bénéficier des avantages suivants:

  • Une meilleure capacité de concentration
  • Une amélioration de la mémoire.
  • Moins de fatigue.
  • Une augmentation de la perception.
  • Une réduction du stress. [1]

Ce ne sont là qu'une petite sélection des avantages que la méditation peut offrir, et il est parfaitement logique que la méditation soit un excellent outil pour améliorer les performances des employés. (Et en retour, une augmentation de la performance globale de votre entreprise.)

Imaginez un instant que vos employés prennent une pause quotidienne de 5 à 10 minutes de leur travail pour pratiquer la méditation. Non seulement eux et votre entreprise verront-ils une augmentation de leur productivité, mais vos employés amélioreront naturellement leur autodiscipline. Ils trouveraient également plus facile de maintenir un état d'esprit positif. [2]

Qu'est-ce que l'application "Stop, Breathe & Think"?

J'espère que je vous ai donné suffisamment de raisons pour susciter votre intérêt à intégrer la méditation régulière dans votre environnement de bureau. Vous pensez peut-être maintenant: «Quelle est la prochaine étape? Comment puis-je présenter la méditation à mes employés? »

Eh bien, ici à Lifehack, nous avons rencontré un excellent appel d'application Stop, Breathe & Think. Nous pensons que l'application est le moyen idéal pour lancer des séances de méditation régulières dans un environnement de bureau.

Bien que l'application soit disponible sous forme de téléchargement Android ou iOS, celles-ci sont principalement destinées aux utilisateurs personnels. En ce qui concerne la méditation au bureau, Stop, Breathe & Think est disponible sous forme de plug-in Slack pratique.

Une fois activé sur votre compte Slack, Stop, Breathe & Think permettra aux individus ou aux groupes de planifier des activités de pleine conscience. Ces activités comprennent:

  • De courtes pauses pour faciliter la récupération de l'esprit et du corps.
  • Exercices de respiration pour conditionner les pensées, les émotions et les réactions.
  • Des méditations personnalisées pour aider à apporter la paix et l'harmonie générales.

Comment l'application aidera vos employés à devenir plus productifs

Avec le poids énorme des recherches montrant les bienfaits de la méditation, le plug-in Slack est le moyen idéal pour aider vos employés à prendre cette habitude positive.

Jetons maintenant un œil à certaines des fonctionnalités intéressantes offertes par l'application.

Les utilisateurs de l'application peuvent apprendre les bases de la méditation et essayer différents types.

En choisissant comment ils se sentent à l'époque, l'application guide les utilisateurs vers la méditation la plus appropriée.

Les méditations sont chronométrées pour que les utilisateurs puissent se détendre complètement, sachant que l'application les alertera une fois leur heure de méditation programmée terminée.

L'application permet également aux utilisateurs de voir comment leur état émotionnel s'est comporté au cours d'une semaine, d'un mois ou au-delà.

Des étapes illustrées amusantes et faciles à suivre encouragent les utilisateurs à effectuer des méditations régulières.

Un environnement de bureau sain peut conduire à une performance d'entreprise saine

Le stress quotidien du travail peut souvent conduire à une accumulation d'anxiété et de tension chez les employés. Cela peut alors avoir un effet sur les performances de votre entreprise.

Heureusement, le contraire - un environnement de travail sain et optimiste peut stimuler l'élan et la productivité des employés. Et cela conduit naturellement à des gains de performances globales pour votre entreprise.

Avec l'aide de Stop, Breathe & Think, votre entreprise n'aura pas besoin d'allouer un gros budget (et de trouver du temps supplémentaire) pour organiser des événements de loisirs et d'autres activités de soulagement du stress. Au lieu de cela, l'application aidera sans effort vos employés à être plus calmes, plus heureux et plus motivés.