9 façons simples de déléguer des tâches et d’en faire plus

John Hall est le co-fondateur et président de Calendar, une application de planification et de productivité de premier plan qui changera la façon dont nous gérons et investissons notre temps. Lire le profil complet

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Une réalisation réelle est rarement le fruit du travail d’une seule personne. Si vous ne pouvez pas déléguer efficacement les tâches, vous aurez du mal à faire ce qui vous tient à cœur.

La délégation est disponible en plusieurs couleurs. Préparer un tableau de tâches pour vos enfants est une forme de délégation. Demandez donc à votre collègue de vous aider à préparer une présentation.

Ce qu'il est important de comprendre, c'est que, pour reprendre les mots de l'ancien sénateur américain Byron Dorgan, «vous pouvez déléguer des pouvoirs, mais vous ne pouvez pas déléguer des responsabilités» [1]. En d’autres termes, vous pouvez demander à une autre personne d’accomplir une tâche à votre place, mais vous ne pouvez pas prétendre à l’innocence si elle ne se fait pas.

Déléguer des tâches est facile. Faire cela d'une manière qui garantit qu'ils sont réellement faits demande de la pratique. Voici comment déléguer efficacement des tâches:

1. Demander d'abord

Vous savez ce qu'il y a sur votre liste de choses à faire. À moins que vous ne le demandiez, vous ne pouvez pas savoir ce qu’il y a sur quelqu'un d’autre.

Demander à quelqu'un s'il peut entreprendre une tâche ne garantit pas seulement qu'il a le temps pour cela non plus. Obtenir une lecture sur la capacité de quelqu'un avant de faire votre demande montre également du respect. Si vos délégués ne se sentent pas respectés, ils ne feront pas de leur mieux - à condition qu’ils fassent le travail du tout.

Comme c'est le cas pour la plupart des choses dans la vie, le diable de la délégation est dans les détails. Ne demandez pas simplement à quelqu'un s'il peut assumer la tâche. Avec suffisamment de temps et de ressources, n'importe qui est capable d'accomplir presque tout.

Dans votre demande, incluez:

  • Une date limite pour l'achèvement du projet, ainsi que toutes les dates d'échéance imbriquées.
  • Une description du projet - toute ambiguïté peut être mal interprétée.
  • Une liste d'attentes, comme le temps que vous souhaitez que la personne consacre au projet.
  • Ressources et points de contact pertinents. N'oubliez pas que la plupart des projets impliqueront plusieurs personnes.

2. Faites de la confiance un must

Dans quelle mesure avez-vous confiance en cette personne pour accomplir la tâche? À moins que vous ne leur fassiez totalement confiance, ne leur déléguez pas de travail.

Trouvez quelqu'un en qui vous avez confiance pour entreprendre la tâche, ou séparez une partie du projet que vous savez qu'elle sera en mesure de réaliser. Si aucune de ces options ne convient, vous devrez peut-être effectuer la tâche vous-même.

3. Donnez-leur les ressources dont ils ont besoin

De quels outils votre délégataire a-t-il besoin pour accomplir la tâche que vous lui avez confiée? Si vous ne leur fournissez pas ce dont ils ont besoin, vous ne pouvez pas leur reprocher de ne pas venir à votre place.

Les ressources peuvent être variées. Pensez à:

Ressources financières

La tâche que vous déléguez nécessite-t-elle un achat? Si tel est le cas, assurez-vous de donner à votre coéquipier l'argent dont il a besoin pour l'acheter.

Ressources humaines

Différentes personnes sont douées pour différentes choses. Si la personne à qui vous déléguez la tâche ne possède pas toutes les compétences nécessaires, en a-t-elle d'autres sur lesquelles s'appuyer?

Sachez que vous, la personne qui leur assigne la tâche, appartenez également à cette catégorie. Serez-vous disponible pour les questions à mesure qu'elles se présenteront?

Ressources d'information

Avez-vous fourni à votre délégué tous les détails dont il aura besoin pour accomplir la tâche? Par écrit, établissez une liste d'instructions, d'attentes et d'autres notes dont ils pourraient avoir besoin.

Ressources pratiques et physiques

À moins que vous ne vous attendiez à ce que la personne avec laquelle vous travaillez achète tout ce que le projet impliquera, vous devrez fournir des fournitures.

Si vous demandez à quelqu'un de trier une pile de documents, lui avez-vous donné tous les documents? Si vous voulez qu'ils représentent votre entreprise, ont-ils un uniforme? Ont-ils un bureau et un espace de travail pour travailler?

4. Offrir une incitation

Quelle est la motivation de votre délégataire pour faire du bon travail, et encore moins faire le travail? Dans certains cas, votre respect et votre appréciation peuvent suffire. Dans d'autres cas, vous devrez leur verser une sorte de rémunération.

Il est important d'aligner la tâche en question sur la récompense. Vous n'achèteriez pas une BMW neuve à quelqu'un parce qu'il a fait la vaisselle pour vous. De la même manière, vous ne pouvez pas vous attendre à ce qu'un développeur passe des dizaines d'heures à créer votre application pour un maigre 50 $.

En cas de doute, demandez. À quel type de rémunération s'attend la personne à qui vous déléguez la tâche?

Si vous n'êtes pas d'accord avec sa réponse, c'est OK. Mais vous devrez trouver une sorte de terrain d'entente si vous voulez maintenir une bonne relation de travail avec cette personne.

5. Laissez-leur les détails

Rien ne tue la motivation et la confiance comme la microgestion. Dans une enquête menée par la société de dotation Accountemps, plus des deux tiers des répondants ont déclaré que cela avait nui à leur moral [2].

Si vous vous attendez à ce que quelque chose soit fait d'une certaine manière, décrivez-le dans le dossier de projet. Si vous ne pouvez pas expliquer exactement ce que vous avez en tête, vous feriez peut-être mieux de le faire vous-même.

Si vous pouvez expliquer ce que vous recherchez par écrit et que votre coéquipier dit qu'il comprend, faites-lui confiance pour le faire. Ne soyez pas un conducteur à l'arrière une fois le travail commencé.

6. Divisez les grandes tâches en plus petites

La délégation ne consiste pas à demander à quelqu'un d'autre de tout faire pour vous; il s'agit d'externaliser les domaines en dehors de votre expertise ou de vos contraintes de temps.

Pour séparer les grands projets, pensez d'abord à la vue d'ensemble: quel est votre objectif? À quoi devrait ressembler le produit final?

Ensuite, prenez un morceau de papier. Tracez les étapes clés dont vous avez besoin pour y arriver. Visez 3 à 15 étapes.

Considérez l'ordre dans lequel ces étapes doivent être effectuées. Parfois, cela sera évident: un article de blog ne peut pas être modifié avant d'être rédigé, par exemple. D'autres fois, ce ne sera pas le cas: devriez-vous commencer par commencer un apéritif à cuisson rapide, ou donner la priorité à la mise au four de cette casserole, sachant qu'elle devra cuire au moins une heure?