9 conseils sur la gestion multitâche qui amélioreront votre productivité

Le fondateur de Groundswell Digital Marketing, qui aide les entrepreneurs à développer leur entreprise grâce à un marketing de contenu fait pour vous. Lire le profil complet

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Lorsque vous avez envie de grandir, de vous épanouir et de boire profondément de la vie, vous voulez être aussi productif que possible. Et avec autant de choix pour boire profondément de la vie, nous pouvons ajouter beaucoup à notre assiette. Entrez dans la gestion multitâche qui améliorera votre productivité.

Cela commence, assez innocemment, par une action inspirée et une volonté d'accomplir, de construire et d'accomplir ce qui est dans notre cœur ou notre esprit à créer. Mais si nous ne faisons pas attention, cela se transforme rapidement en être enterré dans le travail et les résultats retardés plutôt que la productivité que nous pensions créer.

Soyons clairs sur ce que nous entendons par multitâche avant d'entrer dans les conseils sur la façon d'améliorer votre productivité. La gestion simultanée de plusieurs tâches nuit en fait à la productivité. Et votre quête pour être plus productif dépendra de votre capacité à vous concentrer sur la tâche à accomplir. Détourner votre attention de la tâche à accomplir ne fera que la prolonger.

Dans The One Thing du milliardaire Gary Keller, dit-il

"Un succès extraordinaire est séquentiel et non simultané."

Vous devez vous concentrer sur les quelques tâches vitales, et non sur les nombreuses tâches insignifiantes, qui vous permettront d'atteindre votre objectif.

Admettons donc que par «multitâche», nous entendons les nombreuses tâches que vous devez effectuer, et non les effectuer simultanément. Cet article explique comment nous gérons les nombreuses tâches que nous devons accomplir de manière à améliorer notre productivité en quantité et en qualité afin que nous puissions vivre la vie que nous avons imaginée.

1. Ajustez vos attentes

J'ai constaté que plus je prends en charge de projets, plus je dois gérer de tâches. Cela semble évident, mais c’est une distinction cruciale. La plupart des gens en prennent beaucoup trop et ont des attentes irréfutables de pouvoir tout faire.

Chaque projet contient plus de détails que nous ne pouvons le prévoir. Si vous ne faites pas attention, vous entreprendrez trop de projets qui vous enterreront dans des tâches que vous n’avez aucun espoir de gérer.

J'ai fait ça une tonne dans ma vingtaine. C'était excitant de rêver de tout ce que je voulais. J'essayais une poignée d'idées, puis je passais à la suivante quand je ne voyais pas les résultats que je voulais. De l'extérieur, j'avais peut-être l'impression d'être "multitâche", mais je n'étais pas arrivé là où je voulais aller.

L'inconvénient d'essayer toutes ces idées était que j'ai commencé à me considérer comme quelqu'un qui ne pouvait pas produire de résultat. Cela érode votre confiance lorsque vous entreprenez une tonne de projets et que vous ne pouvez plus déplacer aucun d'entre eux à l'endroit où vous aviez en tête de les emmener.

Ce premier conseil est donc important car il aura un impact sur votre capacité à gérer toutes les autres tâches que vous choisissez de mettre dans votre assiette. Choisissez judicieusement.

2. Choisissez judicieusement

Vous ne pouvez pas tout faire. Tu le sais. Mais quel est le seuil de ce que vous pouvez faire? C'est beaucoup moins que ce que vous pensez, ce qui signifie que vous devez choisir judicieusement les tâches que vous entreprenez pour produire le plus possible dans le temps que vous leur donnez.

Lors du lancement de mon agence de marketing, j'ai dû effectuer la plupart des tâches. Et à mesure que nos clients grandissaient, les tâches que je devais gérer ont augmenté. J'ai attendu plus longtemps que je n'aurais dû pour trouver de l'aide et cela m'a coûté une perte de croissance pendant le temps que je m'accrochais à toutes les tâches. Cela a également causé un stress qui a eu un impact sur ma capacité à me concentrer et à apparaître comme la meilleure version de moi-même. Je devais trouver les quelques tâches vitales qui permettraient de développer mon entreprise. Je devais choisir judicieusement ce sur quoi je consacrerais mon temps.

Une fois que vous avez choisi les quelques tâches vitales que vous allez gérer, vous devrez soit faire la paix en laissant les autres tâches aller ou les sous-traiter à quelqu'un d'autre.

3. Externaliser

Concentrée sur quelques éléments vitaux, mon entreprise a recommencé à se développer et je me suis retrouvé plongé dans plus de tâches que je ne pouvais en gérer. Telle est la nature du succès.

Au fur et à mesure que votre productivité augmente, votre liste de tâches augmente également. Il était clair que je ne pouvais pas faire plusieurs tâches à la fois pour sortir de celui-ci et continuer à grandir. J'ai donc commencé à constituer mon équipe de sous-traitants auxquels je pourrais sous-traiter ma liste croissante de détails.

C'est un conseil important car nous sommes nombreux à ne jamais demander de l'aide. Si nous travaillons pour quelqu'un d'autre, il est facile de penser que nous sommes un meilleur joueur d'équipe si nous pouvons montrer que nous pouvons tout faire.

Si vous êtes propriétaire de votre propre entreprise, il est facile de penser que vous ne pouvez pas vous permettre l’aide dont vous avez besoin. Et donc, nous sommes enterrés dans les détails et lisons des articles sur le multitâche, en espérant qu'ils fourniront des réponses ou un soulagement sur la façon dont nous pouvons faire plus dans notre calendrier déjà surchargé.

Déléguer et sous-traiter à de bons sous-traitants est devenu tellement plus facile que de plus en plus de personnes talentueuses entrent dans l'économie des petits boulots. Dans mon entreprise, nous utilisons Upwork.com au quotidien. Nous avons également utilisé Fiverr.com et les nombreuses ressources disponibles sur le marché Envato. De nos jours, vous n’avez pas à tout faire vous-même. Il existe tout un écosystème vers lequel vous pouvez sous-traiter et cela coûte beaucoup moins cher que vous ne le pensez.

De plus, il vous en coûte beaucoup plus en perte de productivité de tout assumer et de ne pas sous-traiter. En externalisant, vous pouvez vous recentrer sur la gestion de la liste des tâches vitales qui font avancer l'aiguille vers le résultat souhaité.

4. Gestion de liste

J'ai toujours porté mes actions dans ma tête, jusqu'à ce qu'elles soient si pleines que je devais les écrire sur des pages de mon journal ou des post-it à proximité. Mais ces idées et ces choses à faire se sont perdues avec le temps, me forçant à réagir à tout ce qui s’est présenté dans ma journée. Réagir n'est pas un bon endroit pour produire.

J'avais besoin d'un meilleur moyen de gérer ma liste croissante de tâches afin qu'elles soient toutes au même endroit. Mon agence utilisait Trello pour gérer nos projets clients et j'ai donc décidé de l'essayer pour héberger ma liste de choses à faire.

Trello fonctionne bien car il est flexible. Vous pouvez créer ce qu'ils appellent des «tableaux». Nous avons une carte Trello pour nos clients de niveau 1 et une carte distincte pour nos clients de niveau 2. Nous avons une carte Trello pour tous nos Leads et une carte Trello pour les opérations. J'ai également créé un tableau pour ma propre liste de tâches.

À l'intérieur d'un tableau, vous créez des «listes». Certains membres de mon équipe créent des listes pour les tâches autour du niveau de priorité comme "Haute priorité", "Moyenne priorité" et "Faible priorité".

J'ai trouvé que ce qui fonctionnait le mieux pour moi était de créer des listes en fonction du temps. Mes listes sont intitulées «Aujourd'hui», «Cette semaine», «Ce mois-ci», «Ce trimestre», «Cette année» et «L'avenir». Je déplace des produits et des tâches dans et hors de ces différentes listes en fonction du moment où je dois me concentrer sur eux.

J'ai également créé une liste dans mon tableau qui dit "Brain Dump" où je peux ouvrir rapidement mon application Trello, ouvrir ce tableau et simplement vider rapidement des idées ou des choses à faire, puis les faire glisser vers la liste appropriée plus tard.

À l'intérieur des listes, vous pouvez créer des «cartes». Les cartes vous permettent de créer des listes de contrôle, des dates d'échéance, des descriptions et des commentaires. Vous pouvez étiqueter les membres de l'équipe et ajouter des étiquettes à code couleur. Bien que je n'utilise pas toutes ces fonctionnalités dans les cartes, je trouve que cela me permet d'organiser mes réflexions sur une tâche particulière et de continuer à ajouter à mesure que d'autres idées ou éléments apparaissent pour cette tâche.

Avoir un seul endroit pour collecter, organiser et gérer toutes vos idées et tâches est essentiel si vous souhaitez gérer plusieurs tâches.

Au fur et à mesure que vous gérez votre liste de tâches, vous verrez des activités similaires que vous pouvez regrouper et assommer dans un "lot".

5. Traitement par lots

Dans les premiers mois de ma startup, je faisais tout tout le temps. J'essayais juste de comprendre toutes les pièces en mouvement et de répondre à ce qui était urgent. Mais au fur et à mesure que le travail s'accumulait, j'ai trouvé que certains types de travail nécessitaient certains types de concentration et d'énergie. Répondre aux e-mails était différent de la création de publications sociales significatives et mettre à jour les cartes Trello était différent de prendre du temps pour la vision et la planification.

Entrez dans le traitement par lots. Le regroupement a regroupé des tâches similaires dans un laps de temps condensé, ce qui m'a permis d'en faire plus sur ces types particuliers de tâches en utilisant l'énergie nécessaire à ces tâches.

Mon entreprise fait du marketing de contenu fait pour vous où nous interviewons nos clients pour leurs propres podcasts. Chaque entretien que nous réalisons comporte une liste complète de tâches à accomplir.

Au début, j'enregistrais une interview avec un client pour son podcast. Dès que l'interview était terminée, je me levais de mon ordinateur et je m'éloignais juste pour avoir une énergie différente, laissant le titre de l'épisode, la description que nous avions utilisée pour leur chaîne YouTube et mettant à jour notre liste Trello pour plus tard.

Il a fallu beaucoup plus de temps pour revenir à ces tâches, devoir se souvenir de ce dont nous avions parlé et se remettre dans l'état d'esprit pour terminer cet épisode. J'ai donc commencé à regrouper toutes ces tâches à la fin de l'entretien. Non seulement le travail se faisait plus rapidement, mais je me sentais plus léger de ne pas porter toutes les tâches annulées dans ma tête.

Le traitement par lots est une pratique puissante. Vous pouvez commencer par regrouper simplement un type de tâche avec un autre. Vas-y doucement. Voyez ce que vous ressentez. Joue avec. L'objectif global est d'augmenter le rendement et de minimiser les interruptions

6. Gestion des interruptions

Les interruptions sont l'un des plus gros facteurs de productivité. Le multitâche ne fait pas le poids face aux interruptions constantes et les communications peuvent être l’un des principaux responsables de cette perte de productivité. Cela s'applique que vous travailliez dans un bureau avec d'autres personnes, à la maison seul ou que vous ayez une équipe virtuelle.

Au fur et à mesure que notre équipe virtuelle grandissait, nous devions trouver des moyens de communiquer au quotidien autour de projets, de réalisation et d'idées. Parlez d'être éloigné de la productivité. Je passais une heure à deux heures par jour à répondre aux communications par e-mail, SMS, WhatsApp, Facebook Messenger, Trello, Voxer et Slack.

Nous avons ajouté des outils comme Slack et Trello pour rationaliser la communication, mais je me suis retrouvé entraîné dans les fils de discussion toutes les heures avec des notifications éclairant mon téléphone. Réalisant que je ne pourrais pas me concentrer sur quelques éléments vitaux si j'étais constamment entraîné dans les mauvaises herbes de mon entreprise, j'ai dû créer des limites pour moi-même et avec mon équipe sur la manière et le moment où j'utiliserais ces outils de communication.

Définissez des limites avec les personnes dans votre vie en leur faisant savoir quand vous êtes disponible et quand vous répondrez à leurs communications. Désactivez les notifications push sur votre téléphone ou réglez votre téléphone en mode avion pendant les périodes productives. Vous n’avez pas besoin d’être inaccessible toute la journée. Il vous suffit de protéger votre concentration lors des tâches qui le nécessitent.

7. Préparez

L'un des hacks qui m'ont permis de regrouper tout le travail à la fin d'un entretien avec un client était d'avoir tous les outils et onglets ouverts sur mon ordinateur dont j'avais besoin pour accomplir rapidement les tâches. Cela semble évident avec le recul, mais parfois, lorsque nous sommes enterrés dans toutes les tâches que nous essayons de gérer, nous passons d'une tâche à l'autre à un rythme effréné et ne laissons pas le temps de préparer les outils, notre espace ou notre esprits pour le travail dans lequel nous allons nous engager.

Ce qui a pris quelques minutes supplémentaires de préparation m'a facilement sauvé vingt minutes de nettoyage comme je le faisais auparavant.

Si vous prévoyez de gérer plusieurs tâches, la préparation de ces tâches à l'avance rationalisera l'efficacité et, par conséquent, augmentera la productivité.

8. Nutrition

Dans un article précédent que j'ai écrit sur Lifehack, j'ai parlé de l'importance de la nutrition sur l'amélioration de la mémoire. De même, la nutrition peut avoir un impact sur les performances et la productivité.

Au fur et à mesure que ma startup grandissait et que mon temps était compté, je me suis retrouvé à boire plus de café, à manger des collations malsaines et des aliments moins nutritifs. Je me suis également retrouvé à commencer l'happy hour plus tôt juste pour me cacher de tous les détails dans ma tête.

Au fil du temps, mon corps s'est noué. Mon horaire de sommeil était décalé et ma concentration était aléatoire. Le simple fait de laisser tomber le café, l'happy hour et la préparation plus proactive des repas m'ont remis dans mon corps et mon esprit, ce qui m'a aidé à être plus présent aux tâches que je devais gérer chaque jour.