8 stratégies de gestion du temps pour les personnes occupées

Mark Pettit est un Business Coach pour les entrepreneurs ambitieux et les chefs d'entreprise qui veulent faire plus en travaillant moins. Lire le profil complet

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Au cours des 25 années où j'ai travaillé dans des environnements d'entreprise et coaché ​​des entrepreneurs, les gens ont toujours cherché à améliorer leurs compétences en gestion du temps.

En tant qu'entraîneur, les gens viennent souvent me voir parce qu'ils sentent qu'ils n'ont pas assez de temps pour réaliser tout ce qu'ils veulent chaque jour. Ils sont occupés, mais ne travaillent pas sur les choses qui leur procurent une grande joie ou qui ont un réel impact sur leur entreprise et leur vie.

Être constamment en action toute la journée est la norme. Ils sont coincés dans un cycle sans fin de tracas et de temps plein de tâches.

L'une des choses que j'ai remarquées à propos du travail chargé est qu'il ne rend pas les gens plus productifs ou créatifs. En fait, cela crée plus de complications et de complexité.

Traiter les e-mails, assister à de nombreuses réunions, effectuer plusieurs tâches à la fois et travailler sur des activités de faible valeur n'est souvent pas la meilleure utilisation de votre temps.

Et s'il y avait une manière différente de penser à la façon dont vous gérez votre temps? Souhaitez-vous pouvoir gérer votre temps plus efficacement et terminer chaque journée en étant satisfait de ce que vous avez accompli?

Il existe quelques stratégies simples de gestion du temps que les personnes occupées peuvent utiliser pour devenir plus efficaces, productives et faire plus des choses les plus importantes.

Vous trouverez ci-dessous 8 stratégies de gestion du temps que les personnes occupées peuvent mettre en œuvre dès maintenant pour simplifier leur vie et changer leur façon de penser à gérer leur temps.

1. Faites un audit du temps

Si vous voulez prendre le contrôle de votre temps, la première étape consiste à comprendre comment vous passez votre temps en ce moment.

Vous ne pouvez pas faire de changement tant que vous n’avez pas compris clairement où vous vous trouvez et ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas?

Cet audit vous donne une vue d'ensemble de la valeur que vous créez et des résultats que vous produisez V le temps que vous investissez dans chaque projet ou tâche. Cela vous aidera à tout simplifier pour que vous puissiez comprendre très rapidement si vous utilisez votre temps de manière productive ou non.

Lorsque mes clients de coaching effectuent un audit horaire, ils le font généralement pendant sept jours consécutifs et je recommanderais la même chose pour vous.

Comment effectuer un audit de temps

  1. Obtenez une feuille de papier vierge
  2. Mettre une date en haut
  3. Tracez trois lignes sur la page
  4. Titre de la première colonne "Travail de grande valeur"
  5. Titre de la deuxième colonne "Bon travail"
  6. Titre de la troisième colonne "Travail de faible valeur"

Un travail de grande valeur est un travail que vous aimez faire, dans lequel vous êtes doué. C'est le travail qui donne les meilleurs résultats.

Un bon travail est un travail que vous aimez. Cela donne de bons résultats mais c'est un travail souvent répétitif et quelqu'un d'autre pourrait faire tout aussi bien ou mieux

Le travail de faible valeur ne vous excite pas et vous frustre probablement. Il ne donne pas d'excellents résultats, abaisse votre niveau d'énergie et pourrait être arrêté ou donné à quelqu'un d'autre.

Pour chaque projet ou tâche que vous entreprenez, attribuez-le à l'une des trois colonnes avec le nom du travail et le temps passé.

À la fin des 7 jours, additionnez le temps passé dans chaque colonne et sur chaque projet.

Je préfère le papier, mais vous pouvez également utiliser un outil tel que la bascule ou la récolte.

Cela peut être un exercice révélateur. À la fin de l'audit, cherchez des moyens d'améliorer la façon dont vous passez votre temps. Demandez-vous comment pouvez-vous consacrer plus de temps à un travail de grande valeur qui crée le plus grand impact, apporte plus de joie et donne les résultats que vous souhaitez.

2. Définir des objectifs de gestion du temps

Sans une vision ou des objectifs clairs, il peut devenir facile de dériver, de perdre sa concentration et d'être distrait.

En précisant où vous en êtes actuellement et où vous voulez vous rendre, il devient beaucoup plus facile de concentrer votre temps sur les activités de grande valeur qui vous aideront à atteindre vos objectifs.

En définissant des objectifs spécifiques et mesurables, vous pouvez clairement identifier à quoi ressemble votre futur idéal et créer un plan et un chemin pour y parvenir.

Avec cette clarté, vous pouvez tout simplifier. Vous êtes clair sur votre destination et connaissez la meilleure façon de gérer votre temps, vos ressources et votre personnel pour vous y rendre,

En comprenant ce que vous faites de mieux et ce qui peut avoir le plus grand impact, vous obtenez une plus grande clarté sur la meilleure façon d'utiliser votre temps ainsi que sur qui d'autre peut vous aider à atteindre vos objectifs.

Maîtriser votre temps dépend en partie des changements que vous pouvez apporter. Il s'agit également de savoir qui peut vous aider à devenir encore plus efficace.

La fixation d'objectifs peut vous donner la volonté et la motivation d'aller de l'avant dans la bonne direction, vous faisant gagner du temps et réduisant l'occupation et la procrastination.

Fixez des objectifs pour chaque période de 90 jours, puis examinez vos performances à la fin de ce cycle. Passez en revue ce qui a fonctionné et les percées que vous avez réalisées. Ensuite, définissez vos prochains objectifs sur 90 jours.

En savoir plus sur la définition d'objectifs pour faire avancer les choses dans cet article: 17 astuces intelligentes pour définir des objectifs pour en faire plus

3. Déléguer et sous-traiter

Lorsque vous effectuez un audit du temps, vous savez exactement où vous passez actuellement votre temps et sur quelles activités.

La clé d'une délégation efficace est de comprendre vos forces uniques et la plus grande valeur que vous créez, et de déterminer comment vous pouvez consacrer de plus en plus de temps à ce travail.

Parfois, nous sentons que nous sommes les seuls à pouvoir faire le travail, alors nous nous accrochons à des tâches que nous n'aimons pas et nous éloignons de ce que nous faisons le mieux.

Nous pouvons tous récupérer des heures en effectuant un travail meilleur et plus productif. Travail que nous aimons vraiment faire.

Plutôt que de réfléchir à la façon dont vous pouvez tout adapter à votre emploi du temps, réfléchissez aux personnes qui peuvent entreprendre des projets et des tâches.

Pensez aux endroits où votre énergie créative et vos compétences uniques pourraient être utilisées au mieux.

Un PDG d'une agence de voyages avec laquelle je travaillais rentrait 15 heures par semaine simplement en embauchant une assistante pour travailler avec elle. Elle a pu passer plus de temps à faire les choses qu'elle faisait le mieux et qu'elle aimait faire. Cela impliquait de gagner de nouvelles affaires, de passer du temps avec ses clients et d'obtenir plus de références.

Tous les 90 jours, réfléchissez à la façon dont vous pouvez éliminer 3 choses de votre liste de travail à faible valeur qui vous frustrent actuellement, vous ennuient ou qui ne vous offrent aucune valeur réelle.

Pensez à 3 éléments de votre liste Good Work que vous pouvez déléguer ou sous-traiter.

Pensez à 3 choses de votre liste de valeur élevée que vous souhaitez passer plus de temps à faire.

Continuez à suivre ce processus tous les 90 jours pour vous libérer encore plus de temps pour vous concentrer davantage sur les choses que vous faites le mieux et obtenir les résultats les plus élevés.

Ce guide sur la façon de déléguer vous sera utile: Êtes-vous tombé dans le piège «occupé»? Voici votre chemin

4. Commencer à prioriser

Lorsque vous êtes clair et intentionnel sur la façon dont vous voulez passer votre temps et vos objectifs futurs, la clé est de commencer à prioriser votre temps pour faire de ces objectifs une réalité.

Si vous ne définissez pas de priorités, vous pouvez perdre votre concentration, vous distraire et commencer à tergiverser. Votre temps se remplira d'activités de faible valeur et le perfectionnisme peut s'infiltrer.

Si vous avez 20 choses sur votre liste de choses à faire chaque jour, vous ne définissez pas de priorités. Lorsque vous avez une liste de tâches interminable et une boîte de réception gonflée, votre charge de travail s’étire continuellement, ce qui entraîne une surcharge et une perte de clarté et de concentration.

Si vous êtes très occupé, la clé de la gestion du temps est la concentration et la hiérarchisation des activités qui vous aideront à atteindre vos objectifs.

Une stratégie simple de gestion du temps consiste à définir un maximum de cinq choses que vous souhaitez accomplir chaque jour. Telles sont vos priorités.

Si vous parvenez à les terminer, vous pouvez travailler sur d’autres choses, mais les cinq que vous avez identifiées sont prioritaires.

Cette intentionnalité vous permettra de ne pas être distrait et de passer à des éléments et des tâches qui ne figurent pas sur votre liste de priorités.

Consultez cet article sur la façon de mieux prioriser: comment prioriser correctement en 10 minutes et travailler 10 fois plus vite

5. Faites d'abord la chose la plus importante

Cette stratégie est l'une des clés d'une gestion efficace du temps.

Commencez votre journée en vous demandant:

"Quelle est la première chose que je dois absolument accomplir aujourd'hui?"

Une fois que vous serez clair à ce sujet et que vous vous serez engagé à y parvenir, il y a de fortes chances que vous fassiez réellement le travail.

Cette technique empêchera le désordre, les distractions et le chaos d'avoir un impact sur votre journée.

La raison? Vous avez pris une décision consciente au début de la journée, lorsque votre volonté est forte.

Avez-vous remarqué qu'à mesure que la journée avance, vous avez de moins en moins de volonté et d'énergie pour vous concentrer?

Alors, faites d'abord la ou les choses les plus importantes.

Si vous avez établi des appels avec des clients potentiels, faites-le le matin.

Si vous avez une présentation importante à rédiger, recommencez le matin.

Ne faites pas plusieurs tâches à la fois. Concentrez-vous sur un projet à la fois et travaillez dessus jusqu'à ce qu'il soit terminé.

Quelle que soit votre chose la plus importante, si vous faites cette chose en premier, vous n'aurez jamais un jour sans rien faire d'important.

En suivant cette simple stratégie de gestion du temps, vous finirez généralement par avoir une journée très productive.

Parfois, vous devrez peut-être commencer à ne pas dire plus souvent si les choses ne sont pas une priorité ou ne correspondent pas à vos objectifs. Comment? Apprenez à dire non grâce à cet article: L'art doux de dire non

6. Créez la routine parfaite du matin et du soir

Si vous travaillez à votre apogée physiquement et mentalement, vous serez beaucoup plus concentré et productif.

La création de votre routine matinale parfaite peut vous donner la concentration et l'énergie nécessaires pour compléter vos priorités clés de la journée.

Si vous le pouvez, consacrez 60 à 90 minutes à la mise en place d'une journée de «haute performance» chaque jour en vous concentrant sur ce que VOUS voulez accomplir.

Prenez un petit-déjeuner sain, lisez, méditez, allez vous promener - tout ce qui vous convient le mieux. Ensuite, définissez et définissez clairement vos priorités pour la journée.

Quelle est la chose sur laquelle vous voulez vous concentrer - faites-la d'abord jusqu'à ce qu'elle soit terminée. Cela demande de l’engagement et de la cohérence.

Cela peut être difficile au début, mais, tout comme aller à la salle de sport, cela peut devenir plus facile avec le temps, si vous commencez à obtenir les résultats souhaités.

Si vous voulez doubler votre productivité et maximiser votre temps, créez une routine du soir pour soutenir votre routine matinale.

À la fin de chaque journée, accordez-vous 15 minutes pour réfléchir à la journée. Notez 3 choses qui ont été formidables ce jour-là. Cela pourrait être un nouveau client, une excellente réunion que vous avez eue, des commentaires positifs sur votre travail. Tout ce qui vous fait vous sentir positif et confiant. Cette stratégie vous rend également reconnaissant pour ce que vous avez accompli.

Ensuite, notez les 3 à 5 choses que vous souhaitez accomplir le lendemain, classées par ordre de priorité. Cela garantira que tout est frais dans votre esprit le lendemain matin et créera un état d'esprit confiant.

Pour ajouter une couche supplémentaire à cette stratégie, passez 30 minutes un dimanche à définir vos priorités clés pour la semaine à venir.

7. Travailler en blocs de temps

Si vous voulez vraiment prendre plus de contrôle sur votre temps, vivre plus de liberté et vaincre tout sentiment de stress et de dépassement, vous ne devez pas effectuer plusieurs tâches à la fois.

Au lieu de cela, travaillez par tranches de temps concentré sur vos projets prioritaires. Ne basculez pas entre les tâches ou les projets.

Je travaille sur le principe 60/60/30, en travaillant par tranches de 50 minutes, puis en prenant une pause de 10 minutes pendant les deux premières tranches de temps avant de prendre 30 minutes pour lire, marcher ou méditer.

Cette stratégie peut vous aider à garder votre énergie tout au long de la journée et vous donner un réel sentiment d'accomplissement à mesure que les projets seront achevés.

De nombreuses personnes utilisent la technique Pomodoro pour suivre leur temps, mais vous pouvez simplement utiliser la fonction de minuterie sur votre téléphone.