8 outils qui vous rendent plus productif avec Microsoft Office

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Word, Excel, PowerPoint et Outlook: voilà ce qui fait de Microsoft Office la suite d'outils la plus utilisée du marché. Mais même Office a ses limites. Il y a des problèmes que vous rencontrez quotidiennement et qui prennent du temps - du temps qui pourrait être mieux consacré à d'autres choses. Bien que vous puissiez avoir des applications incroyables qui augmentent votre productivité dans d'autres domaines de votre vie, vous ne savez peut-être pas qu'il existe également d'excellents outils complémentaires pour Office. Certains d'entre eux sont même gratuits. Voici huit des meilleurs, prêts pour un téléchargement rapide et une utilisation immédiate.

1. ShapeChef

ShapeChef est un excellent outil récemment publié par Wulfsoft. Il fournit des modèles, des diagrammes, des graphiques et un vaste ensemble d'icônes pour PowerPoint, et la collection ne cesse de croître. Le site ShapeChef vous donne une idée de tout ce qu'il a à offrir. Il existe des packages pour une organisation individuelle à une grande organisation et les licences n'expirent jamais.

ShapeChef ajoute un volet de bibliothèque à votre fenêtre PowerPoint pour un accès rapide. Les éléments sont organisés en catégories, ou vous pouvez utiliser la fonction de recherche pour trouver ce que vous voulez. Une fois que vous avez trouvé une image ou une icône appropriée, faites-la glisser et déposez-la du volet de la bibliothèque dans votre diapositive PowerPoint. C’est aussi simple que cela.

Il y a aussi d'autres avantages. Vous pouvez ajouter vos propres images à la bibliothèque et, bien sûr, les partager avec d'autres afin que tout le monde profite de vos créations. Cette fonctionnalité facilite le maintien de la cohérence au sein de votre équipe ou organisation.

La meilleure partie? Plus besoin de chercher sur le Web une image appropriée et de vous soucier des attributions.

2. FlowBreeze

Si vous en avez assez d'essayer de développer des organigrammes avec des outils de dessin et des flèches qui ne finissent jamais tout à fait au bon endroit, vous pouvez abandonner tous ces tracas en utilisant FlowBreeze. Cet outil incroyable est un complément pour Excel qui permet de créer facilement des organigrammes qui semblent complètement professionnels.

Il vous suffit de saisir le texte et l'outil génère automatiquement les formes pour chaque étape. Chaque forme et morceau de texte est formaté et les symboles sont parfaitement alignés avec des flèches de connexion mises en place automatiquement. Mieux encore, il existe un assistant «text-to-flowchart» qui convertira un fichier Word existant en un graphique. Avec FlowBreeze, vous pouvez:

  • Commencez à créer rapidement à l'aide du guide de démarrage facile à suivre;
  • Utilisez 84 formats intégrés pour styliser vos propres symboles;
  • Choisissez parmi 21 formats de connecteurs: droits, coudés ou courbes;
  • Insérez des images directement sur les symboles;
  • Exportez les organigrammes finis dans votre choix de cinq formats d'image; et
  • Enregistrez des graphiques sous forme de fichiers Excel afin que d'autres puissent les afficher et les modifier.

Après une période d'essai gratuite de 30 jours, vous pouvez acheter une licence mono-utilisateur ou une licence de site. Il s’agit d’un paiement unique.

3. Utilitaires ASAP

Certainement pas un petit nouveau sur le bloc, ASAP Utilities est un complément Excel qui comble les lacunes et vous aide dans les choses que vous ne pouvez pas faire avec Excel ordinaire. Il existe depuis 17 ans et vient d'être mis à jour vers sa dernière version (5.6) en décembre 2015. Vous devez vraiment visiter le site ASAP Utilities et voir quelques-unes des vidéos qui démontrent toutes ses fonctionnalités. Rendez-vous ensuite sur la page des avis clients et découvrez ce que disent les professionnels qui l'utilisent actuellement.

Il y a plus de 300 fonctionnalités - trop nombreuses pour les nommer ici - mais il suffit de dire que vous économiserez beaucoup de temps en les utilisant. Par exemple, avez-vous déjà voulu transposer une colonne en plusieurs lignes afin de pouvoir créer une table? ASAP Utilities vous facilite la tâche.

Bien que le nombre de fonctionnalités puisse sembler énorme, vous pouvez simplement choisir celles dont vous avez besoin selon vos besoins. Suivez les instructions simples, et ASAP Utilities vous fera gagner du temps et du stress.

4. Complément Wikipédia

Donc, vous écrivez, composez peut-être un essai ou un contenu pour votre blog, et vous avez besoin d'informations de base sur un artiste, une ville ou un livre. Vous pouvez arrêter ce que vous faites, aller en ligne et accéder à Wikipedia pour obtenir ces informations, puis copier ce dont vous avez besoin, revenir à votre document Word, le coller, puis le reformuler pour le mettre dans vos propres mots. Parlez de beaucoup d'interruption de votre flux de travail. Et tellement inutile.

Avec l'application complémentaire Wikipédia, vous pouvez accéder aux informations Wikipédia directement à partir de votre fichier Word, ce qui vous fait gagner du temps et des tracas. Lorsque vous tapez votre terme de recherche, l'application recherche automatiquement la base de données Wikipédia et fournit les résultats dans un volet Office. Vous pouvez ensuite choisir d'afficher le texte, les images ou les deux. Mieux encore, vous pouvez sélectionner un devis et il sera automatiquement inséré dans votre document Word.

Il y a quelques exigences système pour cette application gratuite: Internet Explorer, plus Word ou Excel 2013, Word ou Excel en ligne, ou Word ou Excel pour iPad. C'est tout.

  • Le complément Wikipédia est disponible dans plus de 20 langues.
  • Si vous recherchez le moyen le plus rapide d'accéder aux documents de référence, il n'y a pas de meilleur outil que celui-ci.
  • Pour commencer, accédez simplement au site et cliquez sur "Ajouter". Terminé et terminé.

5. Onglets Office

Travailler avec plusieurs documents à la fois est un peu compliqué dans Microsoft Office. Vous devez faire des allers-retours entre différentes fenêtres pour collecter et insérer des informations dans Word, Excel ou PowerPoint.

Office Tabs vous permet d'ouvrir tous les documents dont vous avez besoin à la fois dans une seule fenêtre et d'afficher chaque document sous forme de fichier à onglets. Et cela fonctionne avec toutes les éditions de Microsoft Office à partir de 2003. L'outil comprend trois composants: des onglets pour Word, des onglets pour Excel et des onglets pour PowerPoint, de sorte que vous pouvez extraire des documents de l'une de ces trois sources pour les afficher ensemble.

L'outil vous permet de travailler avec tous les fichiers, puis de les fermer tous en un seul clic (il est toujours possible de les fermer individuellement, si nécessaire). Vous pouvez également enregistrer les modifications en attente pour tous les documents en un seul clic sur «Tout enregistrer».

Voici quelques-unes des autres fonctionnalités:

  • La possibilité de personnaliser vos onglets à l'aide de l'un des onze styles fournis;
  • Noms de fichiers entiers (actuellement, si votre nom de fichier est trop long, il sera coupé; Office Tabs affichera le nom complet);
  • Petite taille de fichier, les performances d'Office ne sont donc en aucun cas ralenties; et
  • De nombreux raccourcis.

Accédez au site, jetez un œil et téléchargez soit l'édition de base gratuite, soit l'édition entreprise, qui offre évidemment des fonctionnalités supplémentaires. Avec une licence utilisateur permanente, vous bénéficiez également de mises à jour gratuites et d'une assistance pendant deux ans. Vous trouverez également un didacticiel sur le site.

6. Kutools pour Outlook

Celui-ci offre un grand nombre de fonctionnalités à utiliser avec Outlook, conçues pour rationaliser la gestion de vos e-mails et vous faire gagner beaucoup de temps. Fondamentalement, Kutools pour Microsoft Outlook fournit des fonctionnalités pour simplifier toutes les tâches banales que vous devez effectuer chaque jour, telles que:

  • Création de réponses automatiques "Absent du bureau";
  • Création de personnalisations CC et BCC automatiques pour ces transferts;
  • Transférer plusieurs e-mails à la fois; et
  • Tri des courriers indésirables avec de meilleurs filtres

En un seul clic, vous pouvez également:

  • Rechercher tous les e-mails d'un expéditeur, d'une adresse e-mail ou d'un domaine;
  • Répondre à plusieurs e-mails ou les transférer simultanément;
  • Supprimer tous les e-mails d'un expéditeur ou avec une ligne d'objet spécifique;
  • Supprimer les e-mails, noms de contact ou adresses e-mail en double; et
  • Bloquer les expéditeurs, les sujets ou les mots clés du corps.

Une licence à vie vous offrira également des mises à niveau gratuites et une assistance pendant deux ans. Plusieurs licences sont assorties de prix réduits.

Si le courrier électronique occupe une grande partie de votre journée de travail, vous avez besoin de cet outil.

7. Suivi par e-mail

Ceci est un autre outil complémentaire très simple pour Outlook. Si le courrier électronique est une partie importante de votre travail professionnel, alors vous comprenez la frustration d'envoyer un courrier électronique, d'attendre une réponse, puis de ne pas en recevoir, ou même d'oublier que vous avez envoyé ce courrier électronique et que vous aviez besoin d'une réponse. C’est une chose facile à oublier lorsque vous êtes occupé. Et l’absence de suivi peut affecter la productivité sur la route, lorsque vous réalisez que vous ne pouvez pas avancer sans cette réponse.

Le suivi par e-mail vous assurera de ne jamais oublier cette réponse nécessaire. Lorsque vous envoyez votre e-mail, vous pouvez planifier un rappel pour envoyer un e-mail de suivi. Si vous recevez la réponse, ou même un appel téléphonique, avant la date du calendrier que vous avez définie, supprimez simplement le rappel de suivi du calendrier. C'est simple, rationalisé et vous fera gagner du temps en vérifiant et revérifiant vos e-mails envoyés pour voir quand vous avez envoyé des messages et à qui ces messages ont été envoyés.