8 façons de donner des commentaires constructifs qui ont un impact

Auteur de Ziger the Tiger Stories, un passionné de santé spécialisé dans les relations, l'amélioration de la vie et la santé mentale. Lire le profil complet

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Tout le monde veut des commentaires à un moment donné. Cela peut faire partie d'une évaluation des performances ou peut être fait à un niveau informel au fur et à mesure que les choses se passent. Cela peut aussi être un outil utile dans les relations. Le problème se pose lorsque la rétroaction n'est pas donnée correctement et que toutes sortes de malentendus surviennent. Mais la majorité (96%) dans une enquête pense que même des commentaires négatifs ou redirigeants sont utiles pour obtenir de meilleurs résultats. La même étude a révélé que 75% veulent des commentaires positifs avec des suggestions utiles pour s'améliorer. L'objectif principal est d'encourager, de motiver et d'aider votre employé à développer ses compétences. Le feedback est une compétence dont nous avons tous besoin, que nous soyons parents, amis, partenaires ou managers. Voici huit façons de donner des commentaires constructifs afin que tout le monde se sente heureux.

1. Demandez toujours quel est le bon moment

La personne qui reçoit les commentaires a également besoin de temps pour se préparer et réfléchir à ses performances. C'est pourquoi l'envoi de commentaires sans aucun avertissement peut avoir des retombées négatives, ce qui peut rendre la tâche encore plus difficile en cas de problèmes délicats. Une question simple, telle que "Quand seriez-vous prêt à recevoir des commentaires sur le projet X?" Peut permettre une certaine préparation mentale.

2. Écoutez d'abord

Lorsque vous démarrez la conversation, demandez à l'employé son avis ou son opinion sur la façon dont le dernier projet se déroule. Renseignez-vous sur les progrès et les obstacles. Ce style de rétroaction a un énorme avantage. Vous donnez le premier service à l'employé dans le jeu. Cela rend également toute la session beaucoup moins conflictuelle. Vous serez heureux d'apprendre que bon nombre des points que vous avez notés sont en fait mentionnés. Cela vous donne également, le responsable, une chance de voir certains aspects que vous avez peut-être manqués lors de la préparation de la session.

3. Essayez d'être encourageant

Une rétroaction efficace aura un impact positif sur les performances et le moral de la personne. Trop souvent, les gestionnaires et les employés redoutent de donner et d'obtenir des commentaires et l'ensemble du processus peut devenir compliqué. Regardez la matrice de commentaires ici pour avoir des idées. Le manager / chef d'équipe remercie l'employé et mentionne certaines des bonnes choses qu'il fait. C'est vraiment essentiel car cela montre que son travail est apprécié. Cela peut aider à stimuler la motivation.

4. Soyez précis lorsque vous critiquez

À un moment donné, vous devez dire à l'employé où il / elle n'a pas réussi à atteindre les objectifs ou à respecter un délai. Il peut y avoir des erreurs dans le travail et aussi des oublis imprudents. Les choses importantes lorsque vous donnez une rétroaction négative sont:

  • Indiquez clairement ce qui ne va pas. Il peut y avoir des commentaires négatifs des clients ou des erreurs de comptabilité. Vous devez les avoir à portée de main pour pouvoir les montrer à l'employé.
  • Faites une pause après chaque point afin que l'employé puisse revenir avec une explication, une justification, une excuse ou une confirmation que les normes n'ont pas été respectées.
  • Couchez la critique des attitudes à l'égard du travail / des réunions de manière aussi diplomatique que possible. Plutôt que de dire carrément qu'ils ne participaient pas du tout à la réunion, il vaudrait peut-être mieux dire: «J'ai remarqué que vous utilisiez un langage corporel passif».

5. Expliquez les effets d'une mauvaise performance

Il peut y avoir des implications pour la satisfaction des clients et les services. Le fait de ne pas suivre les procédures correctes, de dépasser les coûts ou tout simplement de ne pas accorder suffisamment d'attention aux détails peuvent tous avoir un effet sur les performances de l'ensemble de la section. Vous devez être très clair.

6. Aller de l'avant et s'améliorer

Après la critique, l’accent sera mis sur l’avancement et la bonne marche des choses. Un excellent moyen est de demander: «Que puis-je faire pour vous aider à vous remettre sur la bonne voie en respectant les délais?» Ensuite, discutez des mini-objectifs à définir pour améliorer les performances. Soyez aussi précis que possible ici. Définissez une date ou une période pour un rapport d'avancement afin que vous puissiez tous les deux voir comment les performances s'améliorent. Discutez ensemble de la manière dont les progrès peuvent être tracés. Cela peut prendre la forme de rapports, de graphiques, de données sur la satisfaction des clients ou de rapports d'audit.

7. Liez les commentaires avec des objectifs à long terme

Un excellent moyen d’utiliser les commentaires consiste à examiner tous les aspects positifs et négatifs et à les relier aux objectifs de carrière à long terme de l’employé. Cela devrait être une caractéristique régulière de tous les commentaires et discussions. Dites-leur qu'une fois qu'ils auront réussi à corriger X, ils seront bien mieux placés pour postuler à une meilleure position / promotion dans l'entreprise. Ce n’est pas un hasard si les managers éclairés pensent au coaching «feedforward» plutôt qu’au rétroaction à l’ancienne.

8. Préférez toujours les commentaires en face à face, plutôt que les e-mails

Dans le lieu de travail numérique et virtuel d'aujourd'hui, il peut être en fait impossible de donner des commentaires en face à face. Vous devrez peut-être recourir à un e-mail. C'est un champ de mines. Bien sûr, dans de nombreux cas, des rapports écrits sur les évaluations de performance sont rédigés, mais ils sont le résultat d'une réelle interaction humaine et ils sont souvent une version approuvée. Mais les premiers retours par e-mail sont une autre histoire. Lorsque vous rédigez un commentaire, vous devez imaginer la réaction de la personne au fur et à mesure qu’elle le lit. Essayer de faire preuve d'empathie sera d'une grande aide.

C'est toujours pourquoi c'est une bonne idée de l'écrire deux fois. Après le premier brouillon, laissez-le pendant un jour, puis relisez-le avec l'intention de le réécrire. Les mots durs peuvent être comme des poignards et ils font mal. Vous pouvez maintenant voir pourquoi les gestionnaires et tout le monde détestent donner et recevoir des commentaires. C'est l'un des domaines les plus sensibles du lieu de travail, mais si vous suivez les conseils ci-dessus, vous devriez trouver que cela devient plus facile avec le temps et l'expérience.

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Dernière mise à jour le 17 décembre 2020

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Regardons les choses en face, même si votre environnement de travail est positif et optimiste, vos employés souffriront encore de stress de temps en temps. Ces stress peuvent provenir d'une myriade de sources, notamment: le surmenage, la pression des délais et le manque de pauses appropriées.

Par exemple, votre équipe commerciale peut être proche de la fin de son trimestre et s'engage à fournir les meilleurs résultats possibles. Bien qu'il s'agisse d'un objectif louable, les membres de l'équipe courent le risque de se pousser trop loin et de se laisser vides d'énergie et remplis de tension.

C’est dans des moments comme ceux-ci que tous vos employés peuvent être affectés négativement.

Ce n’est pas nouveau que le stress puisse réduire la productivité ou même la qualité du travail

L'un des symptômes du stress est qu'il peut entraîner une baisse de la productivité. Cela signifie que si beaucoup (ou tous) de vos employés commencent à montrer des signes de stress, vous pouvez être sûr que la productivité globale de votre entreprise en souffrira.

Si vous vous rendez compte que vos employés souffrent de stress, il est temps de prendre des mesures pour réduire ou éliminer ce fardeau. Une excellente façon de faire est de présenter à vos employés les avantages positifs de la méditation. Les recherches montrent que les personnes qui méditent régulièrement sont susceptibles de bénéficier des avantages suivants:

  • Une meilleure capacité de concentration
  • Une amélioration de la mémoire.
  • Moins de fatigue.
  • Une augmentation de la perception.
  • Une réduction du stress. [1]

Ce ne sont là qu'une petite sélection des avantages que la méditation peut offrir, et il est parfaitement logique que la méditation soit un excellent outil pour améliorer les performances des employés. (Et en retour, une augmentation de la performance globale de votre entreprise.)

Imaginez un instant que vos employés prennent une pause quotidienne de 5 à 10 minutes de leur travail pour pratiquer la méditation. Non seulement eux et votre entreprise verront-ils une augmentation de leur productivité, mais vos employés amélioreront naturellement leur autodiscipline. Ils trouveraient également plus facile de maintenir un état d'esprit positif. [2]

Qu'est-ce que l'application "Stop, Breathe & Think"?

J'espère que je vous ai donné suffisamment de raisons pour susciter votre intérêt à intégrer la méditation régulière dans votre environnement de bureau. Vous pensez peut-être maintenant: «Quelle est la prochaine étape? Comment puis-je présenter la méditation à mes employés? »

Eh bien, ici à Lifehack, nous avons rencontré un excellent appel à l'application Stop, Breathe & Think. Nous pensons que l'application est le moyen idéal pour lancer des séances de méditation régulières dans un environnement de bureau.