8 compétences essentielles en gestion de projet pour un travail productif

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Chaque chef de projet a ses forces et ses faiblesses. Pourtant, pour être vraiment productif, vous devez avoir un mélange de compétences en gestion de projet qui sont adaptables et prêts à toutes les situations.

Aucun projet n'est jamais le même, en particulier lorsque vous travaillez avec différentes parties prenantes, membres de l'équipe, des tiers et de nouveaux défis à chaque instant.

Les chefs de projet et les employés de toutes sortes doivent apprendre rapidement et être adaptables. Il est donc essentiel que vous possédiez non seulement ces compétences en gestion de projet, mais également que vous cherchiez toujours à les améliorer. [1]

Ces compétences essentielles en gestion de projet vous permettent de travailler de manière productive et professionnelle. Ils vous aideront non seulement personnellement, mais également à améliorer une équipe et, finalement, le projet lui-même.

1. Planification

Si vous n'êtes pas un bon planificateur, vous n'allez pas être très productif.

La planification est tout dans la gestion de projet car elle englobe toutes les responsabilités du chef de projet, du plan de projet, la gestion des risques, le budget, votre temps et celui de ceux qui vous entourent.

Vous devez être en mesure d'effectuer le bon niveau de planification au bon moment et avec les bonnes personnes. Un chef de projet qui appelle toujours l'équipe à créer un nouveau plan va rapidement perdre la confiance de l'équipe qui veut faire le travail.

Un chef de projet doit être en mesure de juger quand planifier en détail et à quelle distance, par rapport à une planification à court terme qui vous permet d'ajuster le plan progressivement.

Etre capable de trouver un équilibre entre les détails de la planification à long terme et la planification incrémentielle à court terme est une compétence en soi. Une fois que vous serez en mesure d'intégrer l'équipe dans un flux naturel de planification incrémentielle, qui couvre le travail requis pour la gestion des risques et la gestion des dépendances, vous serez au bon endroit en tant que chef de projet.

Lorsque l'équipe entre dans ce flux, elle sera la plus productive possible.

Être un bon planificateur nécessite également des compétences en gestion des tâches, car si vous n'êtes pas productif, le travail s'empilera.

Un chef de projet capable de bien gérer ses tâches a la capacité de savoir sur quoi travailler et quand. Se concentrer sur ce qui est important plutôt que sur ce qui semble urgent apporte la plus grande valeur au projet.

2. Adaptabilité

En tant que chef de projet, l'une des compétences essentielles est la capacité à s'adapter [2] à la situation ou à l'environnement actuel. Lors d'un projet chargé, aucun jour n'est jamais le même, vous devez donc être prêt à tout ce qui vous attend.

Cela pourrait être un changement dans la direction du projet, des coéquipiers appelant des malades, des questions de terrain gauche sur le projet de la part d'une partie prenante, ou être invités à venir présenter une mise à jour à la dernière minute.

Vous devez vous attendre à ce que quelque chose se produise que vous n’aviez pas prévu pour que, lorsque cela se produise, vous puissiez le comprendre avec un esprit calme, puis prendre les mesures appropriées.

Dans la gestion de projet, vous n'êtes généralement pas jugé sur ce qui vient de se passer, mais sur ce que vous avez fait ensuite pour apporter une solution à cette situation.

Soyez également prêt à adapter votre façon de présenter et de communiquer quotidiennement. Par exemple, la façon dont vous parlez à un coéquipier est susceptible d'être très différente de la façon dont vous parlez à un PDG, un contrôleur financier ou une partie prenante du projet.

3. Résolution de problèmes

Lorsque vous êtes chef de projet, tout le monde s'attend à ce que vous ayez toutes les réponses. Cela peut être assez intimidant car vous ne pouvez jamais tout savoir ou autant qu'un coéquipier sur sa tâche ou son expertise particulière.

Ce que vous êtes censé être capable de faire, c'est de résoudre les problèmes de n'importe quel aspect du projet. Cela peut être un problème comme le budget brûlé trop rapidement, des conflits d'équipe, des clients exigeants ou des retards de projet.

Pour être un excellent résolveur de problèmes, vous avez besoin de suffisamment d'expertise en la matière sur l'ensemble du projet pour être en mesure de creuser et de sonder pour découvrir où se situe réellement le problème. Vous pouvez également utiliser différentes techniques de résolution de problèmes pour résoudre ces problèmes.

En tant que chef de projet, vous devez toujours avoir une longueur d'avance sur le problème car vous devez réfléchir à son impact sur l'ensemble du projet. Cette approche systémique de la résolution de problèmes est une compétence essentielle à développer car vous ne voulez pas résoudre un problème s'il en cause un autre ailleurs.

4. Communication

Vous devez être un communicateur clair et direct en tant que chef de projet, que ce soit oralement ou par écrit, car vous travaillez avec divers rôles d'équipe et parties prenantes, tous variant en termes d'ancienneté.

La clé pour être un excellent communicateur est de simplifier ce que vous partagez afin que le membre de l'équipe, le client ou le responsable puisse prendre ces informations en compte et agir en conséquence.

Le chef de projet est là pour que les bonnes informations soient transmises aux bonnes personnes et au bon moment.

Les bonnes informations peuvent également signifier la quantité d'informations pour le destinataire, car un rapport pour un PDG peut avoir besoin d'être de haut niveau et bref, qu'il soit écrit ou verbal, car il manque généralement de temps.

Une mise à jour pour votre responsable, cependant, peut nécessiter des détails car il aura besoin de plus de contexte pour pouvoir aider et conseiller.

La cohérence est également essentielle en ce qui concerne la communication sur votre projet, car d'autres membres de l'équipe, responsables ou clients créeront ensuite leurs plans de communication et leurs mises à jour autour des informations que vous fournissez.

Le fait d'avoir des jours désignés où vous communiquez certains aspects de votre projet doit être cohérent pour que cela se produise.

Vous devez également être en mesure de fournir une communication bien rédigée, qui peut prendre la forme d'e-mails, de rapports ou de présentations.

Si vos compétences rédactionnelles font défaut, c'est le même problème que de ne pas être capable de bien communiquer verbalement: les destinataires ne comprendront pas complètement ce que vous partagez ou ils ne lui feront pas confiance.

5. Ouverture à l'apprentissage

La meilleure façon d'apprendre en tant que chef de projet est de faire ou d'apprendre sur le tas comme cela est parfois décrit. Malheureusement pour beaucoup d'entre nous, apprendre sur le tas est difficile car nous apprenons généralement le plus grâce à nos erreurs.

Des erreurs en tant que chef de projet vont se produire, et c'est la façon dont vous les gérez et en tirez les leçons qui font de vous un excellent chef de projet.

La rétrospection est un élément important de l'auto-développement et de l'évaluation pour vous et votre équipe de projet.

Vous devez être capable de prendre régulièrement du recul et de regarder ce qui a bien fonctionné, ce qui n'a pas fonctionné et ce que vous en avez appris.

Vous pouvez le faire grâce à un journal individuel et à des rétrospectives d'équipe. La journalisation est un moyen naturel de capturer vos pensées, vos leçons apprises et vos actions à tout moment.

Avoir un journal avec vous à tout moment est essentiel, et cela peut prendre la forme d'un bloc-notes ou d'un outil numérique. Capturez votre apprentissage aussi près que possible du moment où les situations se produisent, car il est frais dans l'esprit. Cela vous permettra de l'utiliser à nouveau à l'avenir.

La facilitation des rétrospectives est la première étape de l'apprentissage en équipe, mais ensuite le chef de projet doit soutenir et agir sur ces améliorations après la rétrospective. Cela aide à renforcer le moral de l'équipe, ainsi que la confiance en vous en tant que chef de projet lorsque vous aidez l'équipe à se développer.

6. Sensibilisation aux risques

Être conscient des risques [3] signifie que vous devez penser à ce qui pourrait mal tourner dans un projet, non pas dans un état inquiet et stressant, mais dans un état concentré et contrôlé.

Vous devez vous demander régulièrement à quoi ressemblera une tâche ou un flux de travail particulier dans quelques semaines et comment vous pouvez vous assurer que l'équipe est aussi productive que possible. Vous devez également être conscient de ce qui pourrait les empêcher de travailler avec une tâche, un client, un outil ou un autre membre de l'équipe.

La gestion des risques, comme la planification générale des projets, vous oblige à trouver le bon équilibre entre les risques à court et à long terme.

Un risque qui pourrait frapper le projet dans 6 mois n'a pas besoin de toute l'équipe pour arrêter les outils et travailler sur la façon de l'atténuer aujourd'hui. Cependant, il est important de prévoir un risque susceptible d'avoir un impact sur l'équipe dans une semaine ou deux.

La gestion des risques ne concerne pas uniquement le chef de projet; c'est une affaire d'équipe. Un chef de projet ne pourra pas penser à tous les risques ni comment les atténuer. L'équipe doit soutenir cela afin d'augmenter la productivité à tous les niveaux.

Le chef de projet peut sonder et faciliter les conversations de planification ou les réunions de statut avec des questions telles que:

  • Est-ce une hypothèse?
  • Y a-t-il quelque chose qui pourrait vous empêcher de terminer cette tâche?
  • Puis-je faire quelque chose pour m'assurer que vous disposez de tout ce dont vous avez besoin pour terminer la tâche?

Ces types de questions, posées régulièrement, aident non seulement à gérer les risques, mais, au fil du temps, l'équipe commence à fournir les réponses sans qu'on lui pose la question.

7. Sensibilisation commerciale

Vous devez comprendre les aspects commerciaux de votre projet, ainsi que la façon dont le budget fonctionne dans le contexte plus large de votre entreprise.

Avoir une compréhension détaillée de la commercialisation vous permet d'accélérer ou d'éviter de créer des conversations compliquées lorsqu'il s'agit d'un changement potentiel dans le budget.

Savoir ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire avec le budget vous permet, à vous, à votre équipe et à votre contrôleur financier, de gagner du temps à long terme.

Prenons l'exemple suivant.

L'équipe demande un nouveau kit de test car il est plus avancé que celui que vous avez actuellement en place. Vous en comprenez les avantages, mais vous savez exactement combien d'argent le projet peut dépenser en équipement externe, ainsi que les raisons pour lesquelles ce budget a été fixé.

Plutôt que de prolonger la conversation ou de parler à votre contrôleur financier, vous êtes en mesure d'expliquer à votre équipe les raisons pour lesquelles ils ne peuvent pas l'acheter et de leur donner d'autres options.

Il est facile de rester coincé dans la vie quotidienne d'un projet et de ne pas accorder suffisamment d'attention à la gestion du budget. Le budget est un élément essentiel d'un projet car si vous ne faites pas de profit ou ne maintenez pas la rentabilité, il peut ne pas être considéré comme un succès.

Un chef de projet doit être capable d'équilibrer la conduite du plan mais en même temps la gestion du budget. Avoir une compréhension du budget vous permet ensuite de prendre des décisions plus rapidement et en toute confiance lorsque vous parlez avec votre responsable et vos parties prenantes.

8. Facilitation

Être doué pour faciliter peut faire la différence entre avoir une réunion productive et agréable et quitter la réunion avec tout le monde frustré par le manque de progrès.

Les compétences de facilitation vous permettent d'obtenir les meilleures idées d'une équipe car un membre engagé de l'équipe s'exprimera plus que probablement.

Une excellente facilitation aide également à comprendre pourquoi les problèmes surviennent grâce à des discussions collaboratives.

Avoir d'excellentes compétences en animation est une chose dont vous avez besoin lors de la gestion d'un projet, mais comprendre votre équipe en est une autre. Vous devez être capable de gérer les relations au sein de l'équipe de projet et, dans certains cas, de gérer les conflits.

Un chef de projet doit être bon avec les gens pour pouvoir comprendre et identifier leurs préoccupations, leurs forces et leurs faiblesses.

Avec tout cela, vous devez être en mesure de faciliter non seulement la dynamique de l'équipe, mais également les différents types de réunions d'équipe, comme les ateliers de planification et les revues de projets.

La facilitation ne consiste pas seulement à gérer un atelier et à gérer les conflits; en tant que chef de projet, vous devez également faire preuve d'empathie et être calme à votre égard, en particulier dans les situations stressantes.

Chaque membre de l'équipe a une histoire différente, donc montrer une compréhension de sa situation vous permet de gérer le projet, non seulement par des nombres et des tâches, mais aussi par type de personnalité.

Le résultat final

Le perfectionnement, l'adaptation et l'amélioration continus de ces compétences en gestion de projet est la clé pour devenir non seulement un excellent chef de projet, mais aussi un gestionnaire productif.