30 jours avec: Asana

Un spécialiste de la productivité qui vous montre comment définir votre journée, canaliser votre concentration et faire en sorte que chaque instant compte. Lire le profil complet

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(Note de l'éditeur: il s'agit d'un article vedette de notre série en cours «30 jours avec…», qui décrit l'utilisation d'un outil de productivité, d'un service ou d'un produit que nous avons utilisé au cours des 30 derniers jours. Nous souhaitons fournir nos lecteurs avec une vue approfondie des outils et des produits qui les intéressent, leur font part de nos réflexions et offrent des moyens d'utiliser ces produits plus rapidement et mieux. Profitez-en.)

Lorsque je travaillais de manière indépendante, je n'avais vraiment pas besoin d'un gestionnaire de tâches capable de gérer la communication et la collaboration au fil des kilomètres. Cependant, depuis que j'ai commencé à m'impliquer dans beaucoup plus d'activités d'équipe - à tel point que j'ai tendance à passer plus de temps dans un environnement d'équipe qu'autrement - j'ai constaté que mon gestionnaire de tâches que j'utilisais (OmniFocus) laissait une partie du plus - tâches nécessaires sur la table. De plus, beaucoup de personnes avec lesquelles je travaille ne sont pas sur un appareil Mac ou iOS, ce qui a rendu l'utilisation d'OmniFocus un point discutable.

J'ai essayé d'autres solutions de gestion des tâches, telles que Flow et j'ai même pataugé un peu dans Wunderkit. Mais rien n'a mieux capturé tout ce dont j'avais besoin dans une solution que Asana, l'idée originale de l'ancien co-fondateur de Facebook Dustin Moskovitz et de l'ancien employé de Facebook, Justin Rosenstein.

Il y avait beaucoup à explorer au cours de mes 30 jours avec Asana. Et même si j'ai plongé assez profondément, je ne veux pas vous submerger avec tous les points les plus subtils. Au lieu de cela, vous obtiendrez de nombreux points forts que j'ai découverts lors de mon utilisation d'Asana au cours des 30 derniers jours, et je laisse une certaine marge de manœuvre pour plus d'exploration à mesure que le produit se développe.

Commençons…

Espaces de travail

Asana vous permet de créer des espaces de travail - qui sont vraiment plus que des projets. En fait, vous pouvez placer des projets dans les espaces de travail. La meilleure façon de décrire les espaces de travail est qu'ils sont vraiment des «domaines d'intérêt» sur lesquels vous devez garder un œil - et qu'ils comportent plusieurs couches pour que vous puissiez gérer les tâches et les projets en leur sein. J'ai créé plusieurs espaces de travail:

  • Personnel: contient des projets et des tâches personnels
  • Professionnel: contient des projets individuels et des tâches liées au travail
  • Famille: contient les tâches et projets familiaux
  • Plusieurs espaces de travail «en équipe»: chacun contient des projets et des tâches associés à l'équipe avec laquelle je travaille dans cet espace de travail

Sur ce dernier point, Lifehack a son propre espace de travail, mes podcasts avec lesquels j'ai des co-hôtes ont leurs propres espaces de travail, et ainsi de suite. Fondamentalement, tout domaine d'activité professionnel qui nécessite un partage (dans son ensemble) obtient son propre espace de travail. J'ai fait l'erreur de les mettre sous Professional au début, mais j'ai dû ensuite rendre tous mes projets et tâches professionnels privés pour moi. Donc, si vous envisagez d'utiliser Asana à la fois comme solution de gestion des tâches d'équipe et individuelle, gardez votre espace de travail en solo et ajoutez des espaces de travail pour les différents clients / partenariats sur lesquels vous avez besoin de collaborer et ajoutez les personnes impliquées à ces espaces de travail.

J'ai aussi la famille séparée pour que je puisse partager cela avec ma femme et elle n'a pas à voir toutes mes autres choses qui ne l'ont pas directement affectée. Bien sûr, je peux partager des tâches et des projets individuels avec elle dans cet espace de travail, mais le fait d'avoir un espace familial fait en fait d'elle et moi des coéquipiers dans un domaine d'intérêt.

Au cours de mes premières semaines avec Asana, je n'ai pas pu me déplacer dans les espaces de travail dans la barre latérale; ils sont restés dans l'ordre dans lequel ils avaient été créés. Pourtant, juste avant que j'aie fini mon temps initial avec Asana, ils avaient fait réorganiser les espaces de travail (entre autres). C'est à quel point Asana est activement développé.

Chaque personne que vous ajoutez à un espace de travail recevra une invitation par e-mail et vous pourrez voir si elle a accepté en cochant l'onglet Membres dans les paramètres de votre espace de travail. , les tâches et les projets de chacun sont indépendants - ils ne peuvent donc les voir que dans cet espace de travail et non dans l'ensemble d'Asana. Je trouve que, même si je ne cherche pas à recevoir une tonne d'e-mails, un e-mail de mise à jour régulier d'Asana sur Workspaces vous aide si vous n'êtes pas habitué à travailler dans plusieurs domaines d'intérêt. Vous pouvez activer ou désactiver les notifications par e-mail dans les paramètres de votre compte Asana sous l'onglet Notifications par e-mail.

Astuce: L'avantage des notifications par e-mail d'Asana est que vous pouvez les envoyer à l'adresse e-mail de votre choix pour les espaces de travail de votre choix. Toutes mes notifications Lifehack proviennent et vont à mon compte de messagerie Lifehack, ce qui facilite grandement la gestion de ce domaine d'intérêt.

Projets

Les projets sont essentiellement la colonne vertébrale d'Asana, par opposition aux tâches d'autres systèmes importants. Vous pouvez afficher les projets de différentes manières: par priorité, par destinataire ou par balises associées. Le filtrage intégré à Asana permet une grande personnalisation afin que vous puissiez voir ce que vous voulez et comment vous voulez.

Une fois que vous avez compris le fonctionnement des espaces de travail, il est plus facile de saisir les projets à l'intérieur. Vous pouvez créer des projets publics et privés dans un espace de travail donné, dont les premiers sont visibles par tous les membres de cet espace de travail. Vous pouvez également créer un projet en dupliquant un projet existant - ce qui est idéal pour répéter des projets (comme la gestion d'un podcast ou d'un calendrier hebdomadaire de publication de blog, par exemple). Cliquez simplement sur la flèche déroulante en haut du projet que vous souhaitez copier, puis sélectionnez "Dupliquer le projet". Ensuite, vous obtiendrez une liste des éléments que vous souhaitez dupliquer, ainsi que la possibilité de changer le nom du projet nouvellement créé.

Astuce: créez des modèles de projet en utilisant la méthode de duplication ci-dessus; ils sont extrêmement utiles et vous pouvez conserver de nombreux attributs du projet d'origine afin de pouvoir travailler plus efficacement avec ces projets qui sont régulièrement exécutés. Oh, et vous ne pouvez pas ajouter de dates d'échéance aux projets, alors laissez les tâches à l'intérieur des projets le faire pour vous. Archivez simplement le projet lorsque toutes les tâches sont terminées.

Tâches

Les tâches sont la pierre angulaire de tout système de productivité, et avec Asana, ce n'est pas différent. Les tâches sont essentiellement des «choses à faire» et vous pouvez leur attacher une grande variété d'éléments pour les rendre plus riches en informations. Les notes et les commentaires sont des aspects fantastiques d'Asana, en ce que les commentaires permettent aux coéquipiers de communiquer entre eux sur une tâche en dehors du courrier électronique, et les notes vous permettent de mettre des hyperliens et bien plus encore à côté d'une tâche afin que vous puissiez fournir tout ce que n'importe qui pourra besoin d'une tâche dans Asana.

Vous pouvez afficher les tâches par projet, par tag ou par personne, à l'aide des onglets du volet de gauche. Vous pouvez vous assurer de ne voir que les tâches qui vous sont attribuées en ouvrant "Vos tâches", que vous trouverez également dans le volet de gauche. Dans votre propre liste de tâches, cliquez sur le point à gauche du nom d'une tâche (ou utilisez les icônes dans les détails de la tâche - situés dans le volet de droite) pour organiser vos tâches par «intention» - comme dans, lorsque vous va travailler dessus. Lorsque vous avez terminé une tâche, cliquez sur le menu déroulant "Archiver" en haut d'un projet pour le masquer de la vue.

Ce que vous devez garder à l'esprit lors de la création de tâches est que tout ce que vous ajoutez dans Vos tâches (ou dans un projet privé) est privé par défaut. Mais dès que vous ajoutez des balises publiques ou que vous ajoutez la tâche à un projet public, vous rendez la tâche publique - et visible par tous les membres de l'espace de travail. J'ajoute un «x» aux balises destinées à un usage privé (comme «xwriting» ou «writing») afin de ne pas partager accidentellement quelque chose qui est censé rester secret. Assurez-vous de mettre le «x» au début de la balise afin de ne pas compléter automatiquement une balise publique par erreur.

Pour ajouter une date d'échéance à une tâche, cliquez simplement dans le champ des détails de la tâche (ou utilisez «Tab + D» sur votre clavier). Vous pouvez configurer la tâche pour qu'elle se répète régulièrement - ou la définir sur un intervalle assez froid appelé «périodiquement». Cela vous permet essentiellement d'attribuer un nombre donné de jours après qu'il a été marqué comme terminé pour répéter une fois de plus. Si vous avez besoin de garder un œil sur les autres, vérifiez simplement l'état d'une tâche dans le flux de travail d'un cessionnaire en regardant l'icône à droite de son nom dans les détails de la tâche.

Astuce: Lorsque vous faites une liste de tâches (pour moi, c'est avec Simplenote sur mon iPhone - bien que vous puissiez utiliser n'importe quel éditeur de texte qui se synchronise sur votre ordinateur) et faites-la glisser vers Asana, cela crée une tâche distincte pour chaque objet. Et si vous avez un espace entre chaque liste - en utilisant des puces par exemple avec un en-tête, cela fait du point sans puces un en-tête prioritaire. Bien que cela ne fonctionne pas dans l'application iPhone, cela vous permet de créer des listes simples avec un éditeur de texte, puis de les transmettre à Asana pour traitement lorsque vous êtes prêt.

Je regarde les balises comme s'il s'agissait de contextes au sens GTD. Voici ce que dit Asana à propos des tags:

"Les balises fournissent un niveau supplémentaire de catégorisation des tâches - elles identifient des caractéristiques importantes que les tâches partagent en commun."

J'utilise des lieux (ou des activités, comme «Ecrire») comme balises. Mais contrairement aux contextes des applications GTD comme OmniFocus, je peux attribuer plusieurs balises à une tâche en les regardant de cette façon. C'est une fonctionnalité intéressante, surtout si vous considérez que vous pouvez changer une balise en projet si jamais vous en ressentez le besoin. Je n'ai pas encore fait cela, mais si je finis par utiliser «twitter» comme balise pour plusieurs tâches au point où il est allé au-delà de son utilité en tant que tel, je peux le changer en projet puis l'attaquer de ce point de vue point. Cela me permet de le dupliquer encore et encore, si j'ai besoin de passer beaucoup de temps sur Twitter (ou cela devient un aspect plus important de mon espace de travail que ce qu'une balise indiquerait).

Astuce: Cela vient directement d'Asana: pour les tâches nécessaires à la réalisation de plusieurs projets, vous pouvez l'indiquer en cliquant sur le bouton "plus" à droite de Projets dans les détails de la tâche, ou en tapant " Tab + P »et en tapant le nom du projet concerné.

La boîte de réception

Voici comment Asana définit sa boîte de réception, qui est quelque peu différente de ce que la plupart des gens pensent traditionnellement:

La boîte de réception (Asana) affiche toutes les tâches qui vous ont été assignées par quelqu'un d'autre ou à partir d'un autre contexte. Vous pouvez accepter des tâches de la section Nouvelles tâches en cliquant sur l'icône de la boîte de réception et en choisissant une option.

La meilleure chose que vous puissiez faire avec ces derniers est de suivre les pratiques GTD simples de faire, déléguer, différer ou supprimer. Je passe généralement en revue chaque boîte de réception de l'espace de travail tous les matins et associe des tâches à divers projets (si cela n'a pas déjà été fait par le cessionnaire). Ensuite, je leur attache les dates d'échéance, les étiquettes, etc. en conséquence. Cela me fait sortir de la boîte de réception et un peu plus loin dans mes espaces de travail - c'est exactement là où je dois être.

Le grand avantage d'Asana est que la boîte de réception n'est là que pour contenir des tâches, ce n'est pas un endroit viable pour les conserver. En fait, les garder là-bas sur Asana est beaucoup plus transparent que si vous deviez le faire dans une boîte de réception régulière. Étant donné que les notes et les commentaires sont mis à jour par les membres de l'équipe une fois qu'une tâche quitte, la boîte de réception est idéale pour ceux qui ne peuvent tout simplement pas se concentrer sur le fait de retirer des éléments des e-mails et de les transférer dans un gestionnaire de tâches. Asana élimine les mauvaises boîtes de réception en en introduisant de meilleures. C’est pourquoi cela fonctionne si bien pour les non-GTD - et pourquoi il est contre-intuitif pour certains d’y accéder après avoir été dans quelque chose comme OmniFocus, par exemple, qui traite les boîtes de réception complètement différemment.

Une connexion apparemment transparente

Tant que les gens «adhèrent» à Asana, vos flux de travail s'amélioreront considérablement. J’ai eu un coéquipier qui est intervenu et qui joue avec moi - et nous sommes donc en avance sur le match. J'en ai eu d'autres qui ne pouvaient tout simplement pas y entrer, oublier de suivre une tâche ou m'envoyer un e-mail plutôt que de mettre à jour via Asana, ce qui crée une redondance. Mais comme je l'utilise religieusement, je suis capable de me tenir sur la bonne voie et je convertis lentement ce qui était auparavant inconvertible.

Ceux qui ne sont pas convertibles incluent ceux qui utilisent d'autres solutions de gestion des tâches d'équipe, ceux qui utilisent des gestionnaires de tâches individuels… et ceux qui n'en utilisent aucun. En effet, toutes les modifications que j'apporte sous les onglets Projets, Balises et Personnes seront transmises à tous les autres utilisateurs de l'espace de travail. Ce type de connexion est difficile à maintenir cohérent par e-mail.

Ce n’est que l’une des raisons pour lesquelles la barrière d’entrée d’Asana est extrêmement faible (du moins selon les normes des solutions de productivité), et cela ne peut que de bon augure pour l’entreprise.

La liste de souhaits Asana

Si vous avez déjà utilisé Asana, vous savez que c'est en développement actif (et toujours actif). Pourtant, il y a certaines choses qui m'intéressaient en ce qui concerne les fonctionnalités qui pourraient ou non venir sur Asana. J'ai donc demandé à Kenny Van Zant d'Asana de s'adresser à eux:

Moi: Pouvez-vous convertir des tâches en projets? Kenny: Nous répétons en fait la conception des sous-tâches / hiérarchie depuis longtemps. Il y a beaucoup de nuances intéressantes, et nous ne pensons pas qu’aucun des services existants ne donne tout à fait raison. À ce stade, nous avons parcouru un certain nombre de conceptions et de prototypes à la recherche de l'équilibre parfait entre puissance et facilité d'utilisation / difficulté à se suspendre, et nous sommes vraiment enthousiasmés par la solution à laquelle nous ' convergent.

Moi: Exportation de données pour un accès hors ligne - que pensez-vous de cela? Kenny: Nous prévoyons de prendre en charge ce type d'exportation, au-delà des capacités existantes d'impression et de sélection et copie multiples. Mais plus intéressant encore, nous prévoyons de prendre en charge l'accès hors ligne, et finalement même l'édition, directement dans le navigateur via la prise en charge hors ligne de HTML5. Notre pile technologique nous rend vraiment bien adaptés pour fournir cela, car presque toutes les fonctionnalités d'Asana s'exécutent dans le navigateur. (Même aujourd'hui, si vous vous déconnectez d'Internet en utilisant Asana, vous pouvez continuer à apporter des modifications, laisser des commentaires, etc., et vos modifications seront enregistrées à chaque reconnexion.)

Moi: Compte tenu de la récente éruption de messages sur l'importance des dates de début par rapport aux dates d'échéance (principalement avec OmniFocus), Asana a-t-il des projets de mise en œuvre sur ce front? Kenny: Notre plan concernant le calendrier / la chronologie est l'une des parties les plus intéressantes de notre vision produit. Je ne veux pas encore trop en révéler, mais nous donnerons aux individus et aux équipes une compréhension commune du temps et une confiance en leur capacité à prévoir l'avenir de leurs projets à un niveau qui était auparavant impossible sans un projet onéreux et détaillé. processus de gestion - bien au-delà des dates d'échéance par rapport aux dates de début.

Moi: L'heure de la journée… pourquoi n'y est-elle pas? Kenny: En fait, nous ne voyons pas trop de demandes de délais, mais convenons qu'il s'agit d'une fonctionnalité manquante, et elle sera traitée par le travail de calendrier / chronologie susmentionné.

Moi: Qu'y a-t-il sur la route pour Asana en termes d'iPad, iPhone, Android…? Kenny: L'application mobile actuelle est principalement un compagnon d'Asana sur votre bureau, vous pouvez donc accéder à vos tâches où que vous alliez. Mais ce n'était que la version 1: nous allons créer une expérience sur iOS et Android aussi réactive et fonctionnelle que l'application de bureau l'est aujourd'hui. Nous sommes très déterminés à offrir une excellente expérience sur mobile et tablette.

En conclusion

Je creuse vraiment Asana. Il possède l’omniprésence, la cohésion et l’adaptabilité que j’ai recherchées dans une solution de gestion des tâches. Il évolue vers le haut ou vers le bas, permettant la gestion des tâches d'équipe et individuelles - et il est ultra rapide à la fois en termes de synchronisation et de connectivité (il prend une page de Google Wave et vous permet de voir quand quelqu'un d'autre tape). Et cela permet à ceux qui souhaitent gérer des tâches par e-mail de le faire sans entraver la progression de ceux qui ne le font pas en raison de l'intégration mise en place.

Alors que mes 30 jours avec Asana sont terminés, mes jours avec Asana ne font que commencer. Je vous recommande fortement de jeter un coup d'œil à Asana. Cela change vraiment la donne.

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C'est bon, vous pouvez enfin l'admettre. Cela fait deux mois que vous n’avez pas vu l’intérieur de la salle de sport. Être malade, une crise familiale, des heures supplémentaires au travail et des papiers scolaires qui devaient être terminés vous ont tous incités à faire de l'exercice. Maintenant, la question est: comment recommencer? Une fois que vous avez pris l'habitude de faire de l'exercice, cela devient automatique. Vous allez simplement au gymnase, il n'y a aucune force impliquée. Mais après un mois, deux mois ou peut-être un an de congé, il peut être difficile de recommencer. Voici quelques conseils pour remonter sur ce tapis roulant une fois que vous êtes tombé.

  1. Ne brisez pas l’habitude - Le moyen le plus simple de faire avancer les choses est de ne pas vous arrêter. Évitez les longues pauses dans l'exercice ou la reconstruction de l'habitude demandera un certain effort. Cela peut être un conseil un peu trop tard pour certaines personnes. Mais si vous avez l'habitude de faire de l'exercice, ne le laissez pas tomber au premier signe de problème.
  2. Récompense apparaissant - Woody Allen a dit un jour: "La moitié de la vie se présente." Je soutiens que 90% de prendre une habitude consiste simplement à faire l'effort pour y arriver. Vous pouvez vous soucier de votre poids, du nombre de tours que vous courez ou du nombre de tours que vous pourrez faire par la suite.
  3. Engagez-vous pendant trente jours - Engagez-vous à y aller tous les jours (même juste pendant 20 minutes) pendant un mois. Cela renforcera l'habitude de faire de l'exercice. En vous engageant, vous vous soulagez également de la pression dans les premières semaines avant de décider de partir ou non.
  4. Amusez-vous - Si vous ne vous amusez pas à la salle de sport, il sera difficile d'en garder une habitude. Il existe des milliers de façons de bouger votre corps et de faire de l'exercice, alors n'abandonnez pas si vous avez décidé que soulever des poids ou faire des redressements assis n'est pas pour vous. De nombreux grands centres de remise en forme proposeront une gamme de programmes adaptés à vos goûts.
  5. Programmez pendant les heures calmes - Ne placez pas le temps d'exercice dans un endroit où il sera facilement écarté par quelque chose de plus important. Juste après le travail ou tôt le matin sont souvent de bons endroits pour le mettre. Les séances d'entraînement à l'heure du déjeuner peuvent être trop faciles à sauter si les exigences de travail commencent à augmenter.
  6. Obtenez un ami - Invitez un ami à vous rejoindre. Avoir un aspect social dans l'exercice peut renforcer votre engagement envers l'habitude de faire de l'exercice.
  7. X Votre calendrier - Une personne que je connais a l'habitude de dessiner un «X» rouge sur n'importe quel jour du calendrier où il se rend au gymnase. L’avantage est qu’il montre rapidement combien de temps s’est écoulé depuis que vous êtes allé au gymnase. Garder un nombre constant de X sur votre calendrier est un moyen facile de vous motiver.
  8. Le plaisir avant l'effort - Après avoir terminé votre entraînement, demandez-vous quelles parties vous avez appréciées et quelles parties vous n'avez pas aimé. En règle générale, les aspects agréables de votre entraînement seront terminés et le reste sera évité. En vous concentrant sur la façon dont vous pouvez rendre les entraînements plus agréables, vous pouvez être sûr de vouloir continuer à aller à la salle de sport.
  9. Créez un rituel - Votre routine d'entraînement devrait devenir si ancrée qu'elle deviendra un rituel. Cela signifie que l'heure de la journée, le lieu ou le signal vous amène automatiquement à saisir votre sac et à sortir. Si vos heures d'entraînement sont complètement aléatoires, elles seront