12 compétences efficaces en gestion du temps pour les managers

Le PDG de Grey Smoke Media / My SEO Sucks, qui aide les entrepreneurs à développer leur entreprise. Lire le profil complet

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Trouver un manager efficace et performant qui ne sait pas gérer correctement son temps et ses employés, c'est un peu comme trouver une licorne. Vous ne le ferez pas, car ils n’existent pas. Tout le monde dispose d'un nombre égal d'heures dans la journée pour accomplir les tâches qui nécessitent son attention, la façon dont vous utilisez votre temps déterminera en fin de compte si vous réussissez ou non à les accomplir.

Que vous soyez un nouveau manager ou que vous ayez simplement besoin d'un cours de recyclage, l'apprentissage et l'application de compétences en gestion du temps appropriées contribueront grandement à votre réussite professionnelle.

Avant de nous lancer dans les compétences efficaces de gestion du temps pour les gestionnaires, discutons du «pourquoi» et du «quoi» en ce qui concerne la gestion du temps. La gestion du temps est simplement une méthode d'organisation de la meilleure utilisation des 24 heures par jour pour accomplir des tâches personnelles et professionnelles.

La matrice Eisenhower, développée par le président américain Dwight Eisenhower, a divisé la gestion du temps en quatre groupes: [1]

Faites d'abord, planifiez, déléguez et ne faites pas.

Toutes les compétences en gestion du temps se situent quelque part dans cette matrice. Apprendre à répartir efficacement votre temps et vos tâches vous permettra d'atteindre vos objectifs et de diriger votre équipe avec succès, sans perdre la raison.

1. Savoir comment planifier correctement les objectifs

Benjamin Franklin a dit un jour,

"Si vous ne planifiez pas, vous prévoyez d'échouer."

Le père fondateur a vraiment frappé dans le mille, et apprendre à planifier correctement les objectifs de votre équipe est essentiel. En ce qui concerne les objectifs, vous devez définir des objectifs quotidiens, hebdomadaires, mensuels et même annuels qui peuvent être décomposés en attributions gérables.

Par exemple, si vous avez pour objectif d'augmenter le trafic sur le site Web de l'entreprise de 10% au cours d'une année, vous devrez définir des jalons mesurables chaque semaine, chaque mois et au bout de six mois pour conserver le objectif sur la bonne voie.

Consultez ces guides sur la définition d'objectifs à court et à long terme:

2. Une bonne communication fera toute la différence

Une bonne communication peut faire ou défaire toute relation - personnelle ou professionnelle - et lorsqu'un gestionnaire a des difficultés avec la gestion de son temps, la communication en souffre souvent. Cependant, si un responsable prend le temps d’écouter et de communiquer clairement avec son équipe et ses clients, cela peut faire toute la différence dans le succès d’une entreprise.

Assurez-vous de communiquer régulièrement avec les membres de votre équipe pour vous assurer qu'ils travaillent sur des jalons clairement définis. Un gestionnaire qui communique clairement et régulièrement avec les clients est également plus susceptible de développer son entreprise. Assurez-vous de profiter au maximum de votre temps grâce à une communication réfléchie.

3. Une bonne organisation est essentielle

Une organisation solide impliquant à la fois des tâches déléguées et votre espace de travail réel est cruciale pour une gestion efficace du temps des managers. Si votre équipe est désorganisée et que les gens ne savent pas quelles sont les tâches à accomplir ou vers qui ils doivent se tourner pour obtenir de l'aide, les objectifs fixés en souffriront.

Une bonne communication et une bonne organisation vont de pair pour tirer le meilleur parti de son temps.

En ce qui concerne l'organisation de votre espace de travail, eh bien, si vous aimez garder votre chambre en désordre à la maison, c'est votre affaire, mais le désordre n'a pas sa place dans les affaires. Chaque minute que vous recherchez un fichier égaré est une minute perdue qui aurait pu être mieux dépensée.

4. La délégation efficace est tout

Une délégation efficace aidera à préparer les membres de votre équipe à travailler en toute confiance et efficacement. En tant que gestionnaire, il est de votre responsabilité d’évaluer les membres de votre personnel qui sont les mieux adaptés à quelle tâche et d’attribuer les responsabilités qui vont avec. Ne pas prendre les devants et déléguer des tâches ne fera que perdre votre temps et celui des membres de votre équipe.

En déléguant soigneusement différentes tâches et en veillant à ce que votre personnel dispose de tout ce dont ils ont besoin pour accomplir ces tâches, les membres de l'équipe auront moins besoin de vous lorsqu'il s'agira de faire le travail.

5. Planifiez les tâches appropriées au bon moment

Si vous construisiez une voiture, vous ne commenceriez pas par essayer d'installer le système audio avant que le cadre ne soit en place, n'est-ce pas?

Le premier bloc de la matrice Eisenhower est Do First, ce qui signifie que vous décidez quelles sont les tâches clés que vous devez assommer avant de passer à la chose suivante. Il peut s'agir de petites choses comme répondre à une requête de votre patron ou elles peuvent être plus importantes, comme la finalisation des plans pour une nouvelle stratégie de médias sociaux.

Le fait est que vous apprenez à hiérarchiser les tâches les plus importantes de chaque jour, combien de temps vous aurez besoin pour les accomplir et quand elles doivent être traitées.

6. Apprenez à reconnaître les pièges multitâches

Chacun a plusieurs choses à faire, mais lorsque nous essayons de jongler avec toutes ces choses à la fois, certaines sont vouées à toucher le sol. Il est beaucoup trop facile de commencer à travailler sur un devoir, puis d'accéder à votre e-mail, car vous avez reçu un ping sur votre téléphone. C'est terrible pour briser votre concentration et force simplement votre cerveau à jouer au rattrapage.

À la place, prévoyez des plages horaires spécifiques dans la journée pour consulter et répondre aux e-mails. En vous concentrant sur une tâche à la fois, vous terminerez le travail plus tôt et lui accorderez toute l’attention de votre cerveau.

7. Apprenez à prioriser non seulement votre temps, mais aidez également les employés à prioriser le leur

Nous pourrions penser que nous consacrons huit heures par jour aux tâches essentielles de notre travail, mais les recherches montrent que ce n'est généralement pas le cas. [2] Vous pouvez aider votre équipe à tirer le meilleur parti de son temps (et du vôtre) en effectuant occasionnellement un audit du temps. Réservez une journée où votre personnel doit suivre ce qu'il fait et combien de temps il passe à le faire.

Assurez-vous de bien comprendre que cet exercice est destiné à aider les employés sur le long terme et qu'il ne s'agit pas d'un moyen d'éliminer les travailleurs pauvres. J'espère qu'avec suffisamment de données, vous et votre équipe serez en mesure de mieux déterminer ce qui fonctionne et comment éviter tout retard ou interruption de travail.

9. Garder les apparences peut aller très loin

Tout comme les marins se tournent vers leur capitaine pour les guider dans une tempête, vos employés doivent sentir que vous gérez bien votre temps. Si chaque fois que vos employés vous approchent, vous êtes épuisé et pressé, ils sont plus susceptibles de ne pas vous parler de problèmes importants.

Il peut y avoir un jour où vous avez du mal à tout tenir ensemble, mais garder l'apparence d'un manager qui est au top de son jeu de gestion du temps peut vraiment aider à influencer les autres pour gérer efficacement leur temps également.

10. Sachez quoi faire lorsque votre assiette est trop pleine

Un peu de pression et un délai peuvent être un puissant facteur de motivation lorsqu'il s'agit de se recroqueviller et de faire avancer les choses. Si vous trouvez que votre liste de tâches "à faire" devient un peu trop longue, cela pourrait être un indicateur de deux choses:

Une possibilité est que vous ne gérez pas votre temps aussi efficacement que vous le pourriez. Si tel est le cas, revenez en haut et vérifiez.

Même le meilleur manager a ses limites et il n'y a que peu de minutes dans une journée. Un bon gestionnaire n’essaie pas d’effectuer lui-même toutes les tâches qui se présentent à lui. Ils savent comment utiliser au mieux leur personnel pour s'assurer que les objectifs sont atteints et ils savent quand leur charge de travail est à pleine capacité.

11. Comprendre la règle 80/20

Selon le principe de Pareto ou mieux connu sous le nom de règle des 80/20, 80% des résultats proviennent de seulement 20% des actions. Les 20% restants proviennent de… vous l'avez deviné, 80% des actions.

En ce qui concerne la façon dont tout cela joue dans la gestion du temps d'un gestionnaire efficace, eh bien, ce qui doit être fait, aucune excuse, les priorités peuvent ne représenter que 20% de votre travail, mais elles produiront les meilleurs résultats. Les 80% des tâches restantes peuvent probablement être déléguées au personnel de votre équipe.

12. N'ayez pas peur de faire une pause en cas de besoin

Si vous travaillez comme un train de marchandises toutes les secondes de la journée sans prendre quelques minutes pour prendre du recul et respirer, vous allez être épuisé. L'épuisement professionnel est ce tueur sournois de la gestion du temps qui rampe lorsque vous essayez de vous assurer qu'aucune minute ne soit consacrée au travail. Le résultat est que vous aurez bientôt moins d'énergie et de concentration et que votre travail finira par nuire à votre santé mentale.

La planification des temps d'arrêt pour vous-même est importante. Alors encouragez vos employés à prendre des pauses et n'oubliez pas de les prendre vous-même. Quelques pauses au cours de la journée de travail peuvent grandement vous mettre dans le bon état d'esprit pour tirer le meilleur parti de votre temps.

Réflexions finales

Il est facile de se laisser entraîner dans le «quotidien» de l'entreprise et de se retrouver à développer des habitudes malsaines en tant que manager. Concentrez-vous sur l'élaboration des recommandations de cet article et passez du temps à responsabiliser votre équipe. Non seulement la productivité globale s'améliorera, mais vous deviendrez rapidement un leader stellaire et respectable.