Comment amener les gens à lire vos e-mails (et vos lettres) et à répondre à chaque fois

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La rédaction de lettres commerciales est quelque chose que nous devons tous faire de temps en temps, mais nous ne recevons généralement aucune formation à l'école sur la manière de le faire. Si vous vous trompez de format de lettre, vous risquez de paraître bâclé et peu professionnel, mais une fois que vous maîtrisez les bases et que vous avez quelques exemples sur lesquels travailler, cela facilite la rédaction de lettres commerciales.

Quel est le plus grand "non-non" lors de la rédaction d'une lettre?

Le problème le plus courant que les gens rencontrent lors de la rédaction de lettres commerciales est d'utiliser un format de lettre inapproprié. [1] Dans ce format, il y a quelques options, mais pour la plupart, c'est ainsi que cela se fait.

Tout en haut de votre lettre doivent figurer vos coordonnées: nom, société (le cas échéant), adresse et numéro de téléphone. Certaines personnes mettent également leur adresse e-mail ici.

Vient ensuite la date et les coordonnées de la personne que vous écrivez: nom, entreprise et adresse.

Ensuite, il y aura une salutation - généralement quelque chose du genre «Cher Monsieur / Madame. Jones. Le corps de la lettre suit, puis une fermeture (Sincèrement, Best, ce que vous voulez) et quelques lignes vides suivies de votre signature dactylographiée. Lorsque vous imprimez la lettre, vous pouvez la signer avec de l'encre.

Une fois que vous avez le format vers le bas, c'est le contenu qui peut encore être un peu délicat. Que vous écriviez une lettre de démission ou une lettre de recommandation, vous pouvez suivre certaines règles de base. Voici un aperçu de 10 types de lettres commerciales que vous pourriez avoir besoin d'écrire, [2] le format de lettre pour chacune et un exemple que vous pouvez utiliser comme modèle.

Lettre de réclamation: déception expresse

Un moyen d'exprimer formellement votre déception face à une expérience, de signaler un mauvais service client ou de faire savoir à une entreprise que ses produits ne répondaient pas aux attentes.

Quelques conseils:

  • Ne soyez pas émotif ou en colère; énoncez simplement les faits.
  • Soyez cordial, professionnel et bref. Faites-leur savoir ce qui s'est passé et ce que vous aimeriez qu'ils fassent pour y remédier.
  • Terminez en leur donnant un délai pour répondre avant de faire intervenir un médiateur tiers ou un avocat.

Lettre d'ajustement: expliquer et s'excuser

Si vous vous trouvez du côté commercial d'une lettre de réclamation, vous devrez y répondre par une lettre de votre choix. Une bonne lettre d'ajustement peut vous aider à garder un client fidèle; un mauvais pourrait se propager comme une traînée de poudre sur Internet.

Quelques conseils:

  • Dans la plupart des cas, vous souhaiterez vous excuser que votre entreprise n'ait pas répondu aux attentes.
  • Faites-leur savoir ce que vous faites pour y remédier ou expliquez pourquoi vous ne faites pas ce que le client a demandé si nécessaire.
  • Soyez professionnel, concis, amical et excusez-vous.

Lettres de vente: accroître la notoriété et promouvoir les produits

Les lettres écrites pour solliciter des affaires sont toujours importantes pour faire connaître votre entreprise ou vos produits / services aux clients potentiels.

Quelques conseils:

  • Soyez bref.
  • Faites-en part à eux, mais pas à vous ou à votre entreprise.
  • Appel à l'action, dites-leur quoi faire et comment le faire.
  • Si vous le souhaitez, vous pouvez également inclure vos prochaines étapes ou actions de suivi.

Lettre d'information: rechercher des informations

Rédigez ce type de lettre lorsque vous recherchez des informations, comme une demande d'entretien, une demande de catalogue ou une demande de document public.

Quelques conseils:

  • Soyez précis et bref; faciliter la tâche à la personne qui peut suivre tout ce dont vous avez besoin pour vous.
  • Fournir un peu de contexte et de contexte peut être utile, mais pas toute la raison pour laquelle vous avez besoin d'un document.
  • Soyez courtois et montrez votre gratitude.
  • Si vous vous interrogez sur la possibilité de travailler, utilisez le format de lettre de motivation.

Lettre d'accusé de réception: indiquer le message reçu

Les lettres d'accusé de réception indiquent que vous avez reçu quelque chose (comme une demande d'emploi ou de bourse, ou du matériel de vente) mais que vous n'avez pas nécessairement encore pris de mesures.

Quelques conseils:

  • Soyez bref.
  • S'il existe des informations que chaque personne qui a envoyé des informations doit savoir, par exemple quand une décision sera prise concernant l'embauche d'un poste, incluez-les également.
  • Il peut être utilisé pour remercier quelqu'un d'avoir fait un don pour une cause, alors incluez-le dans la lettre avec les pièces jointes.

Lettres de remerciement pour chaque occasion | Template.net

Lettre de suivi: pousser et rappeler

Une lettre de suivi est en quelque sorte un coup de pouce pour que les gens s'assurent qu'ils ont bien reçu une lettre initiale et leur rappellent ce que vous voulez qu'ils fassent. Ils sont souvent envoyés après une lettre de vente, une lettre de présentation ou une lettre de demande d'informations.

Quelques conseils:

  • Soyez bref pour rappeler au destinataire qui vous êtes, ce que vous avez demandé et quand.
  • Incluez la date limite si la note initiale ne l'a pas fait.
  • Incluez un appel à l'action comme rappel.

Modèles de suivi de toutes sortes | Écrire Express

Lettre de commande: passer une commande

Une manière formelle de passer une commande.

Quelques conseils:

  • Soyez concis et précis.
  • Assurez-vous d'inclure toutes les informations dont une personne aurait besoin pour passer une commande pour vous.
  • Incluez toutes vos informations de livraison et votre mode de paiement.
  • Montrez votre gratitude.
  • Fournissez vos coordonnées pour le suivi.

Lettre d'accompagnement: Présentez-vous pour un emploi

Une lettre de motivation est un moyen de vous présenter, en particulier lorsque vous postulez à un emploi.

Quelques conseils:

  • Mentionnez dès le départ le poste pour lequel vous postulez. Vous n’avez pas besoin d’être sophistiqué.
  • Ne couvrez que quelques points pertinents de votre CV, en particulier les expériences associées.
  • N'oubliez pas de mentionner également vos compétences générales (par exemple, compétences en communication, en leadership).
  • Incluez vos coordonnées et soyez disponible pour répondre à toutes les questions que le responsable du recrutement pourrait avoir.